Najczęściej zadawane pytania

W firmie Timken wprowadzanie etyki w życie oznacza, że zabieramy głos, gdy coś dzieje się nie tak. W celu zapewnienia pomocy oferujemy różne zasoby umożliwiające zgłaszanie kwestii etycznych. Zachęcamy do porozmawiania w pierwszej kolejności z przełożonym lub menedżerem, w obecności którego czują się Państwo swobodnie. Można także porozmawiać z przedstawicielem działu postępu organizacyjnego lub działu zasobów ludzkich. Ponadto, dział etyki i zgodności z przepisami jest cennym źródłem szkoleń dotyczących etyki i zgodności, a także pomocy w kwestiach dotyczących etyki oraz podczas zgłaszania zdarzeń. W celu skontaktowania się z biurem ds. etyki należy wysłać wiadomość e-mail na adres ethics@timken.com lub zadzwonić pod numer 234-262-7215.

Nasza firma zdaje sobie sprawę z tego, że istnieją sytuacje, w których mogą być Państwo niechętni wobec omawiania wątpliwości lub pytań z przełożonym lub menedżerem. Z tego oraz innych powodów udostępniliśmy Linię pomocy Timken dostępną online lub telefonicznie. Linia pomocy Timken jest obsługiwana przez zewnętrzną firmę, NAVEX.

Zaangażowaliśmy stronę trzecią, firmę NAVEX, w celu przyjmowania połączeń i zgłoszeń poprzez Linię pomocy Timken. EthicsPoint jest własnością firmy NAVEX, zajmującej się również obsługą tego systemu. Jest to wszechstronne i zapewniające poufność narzędzie do dokonywania zgłoszeń, którego celem jest zapewnienie pomocy kierownictwu i pracownikom we współpracy zmierzającej do wskazywania oszustw, nadużyć, niewłaściwego postępowania w miejscu pracy, przy jednoczesnym kultywowaniu pozytywnego środowiska pracy.

Jesteśmy przekonani, że nasi pracownicy stanowią nasz najważniejszy zasób. Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne środowisko pracy i maksymalizować produktywność. Będąc firmą notowaną na giełdzie, jesteśmy zobowiązani prawnie do posiadania anonimowego systemu zgłaszania wątpliwości w celu przekazania oszustw dotyczących księgowości i audytu bezpośrednio do komitetu ds. audytu. Sprawny system zgłaszania wspiera nasze inne wysiłki w celu szerzenia kultury uczciwości i etycznego podejmowania decyzji.

Tak. Za pomocą Linii pomocy Timken można dokonać poufnego zgłoszenia poprzez telefon lub Internet. W większości krajów można wybrać zachowanie anonimowości.

Należy zgłaszać wszelkie naruszenia naszego kodeksu postępowania, Standardów etyki w biznesie lub inne pytania bądź wątpliwości. W niektórych krajach istnieje ograniczenie dotyczące rodzaju anonimowych zgłoszeń, które mogą być składane poprzez Linię pomocy Timken. Ograniczenia te są ujawnione na formularzu dot. zgłoszenia. W przypadku braku możliwości złożenia zgłoszenia poprzez Linię pomocy Timken można skontaktować się z biurem ds. etyki i zgodności z przepisami w celu omówienia danej sprawy pod adresem mailowym ethics@timken.com.

W przypadku zaobserwowania zachowania, które Państwa zdaniem narusza nasz kodeks postępowania, oczekujemy, że Państwo to zgłoszą. Doskonałą sytuacją byłoby przedstawianie wszystkich wątpliwości bezpośredniemu przełożonemu lub innemu członkowi naszego zespołu kierowniczego. Zdajemy sobie sprawę z tego, że mogą istnieć okoliczności, w których będą się Państwo czuć niekomfortowo, zgłaszając kwestię w ten sposób. Właśnie z powodu takich okoliczności współpracujemy z NAVEX i EthicsPoint w celu zaoferowania systemu zgłaszania w ramach Linii pomocy Timken. Wolimy, aby dokonywali Państwo zgłoszeń anonimowo, niż zachowywali informacje dla siebie.

Wszyscy mamy prawo do pracy w pozytywnym środowisku, a z tego prawa płynie obowiązek zachowywania się w sposób etyczny i informowanie odpowiednich osób, jeśli ktoś nie postępuje odpowiednio. Współpracując ze sobą, utrzymujemy zdrowe i produktywne środowisko. Korporacyjne niewłaściwe postępowanie może zagrażać egzystencji całej firmy.

Z pewnością. W rzeczywistości Państwa raporty są nam potrzebne. To Państwo wiedzą, co dzieje się w naszej firmie – zarówno o dobrych, jak i złych kwestiach. Mogą posiadać Państwo początkową wiedzę na temat czynności, która może być przyczyną wątpliwości. Państwa zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników. Również zapewnienie pozytywnego wkładu może pomóc zidentyfikować kwestie poprawiające naszą kulturę korporacyjną oraz wyniki.

Zgłoszenia są umieszczane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint będącym własnością NAVEX. Zgłoszenia te są dostępne wyłącznie dla konkretnych osób w ramach firmy, które są odpowiedzialne za ocenę zgłoszenia w oparciu o tym naruszenia oraz lokalizację zdarzenia. Każdy z odbiorców tych zgłoszeń przeszedł szkolenie w zapewnieniu najwyższej poufności tych zgłoszeń.

Nie. Linia pomocy Timken jest przykładem działania naszej kluczowej wartości etyki i uczciwości. Możliwość dokonywania zgłoszeń w sposób poufny i bezpieczny umożliwia zapewnienie bezpiecznego i etycznego miejsca pracy. Zachęcamy do poszukiwania pomocy w kwestii dylematów etycznych, zapewniania pozytywnych sugestii i przekazywania wątpliwości. Skuteczna komunikacja ma krytyczne znaczenie w obecnym miejscu pracy, a to jest doskonałe narzędzie do poprawy tej komunikacji.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie do dokonywania zgłoszeń w celu spełnienia naszego zobowiązania do przestrzegania zgodności z przepisami, przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnego środowiska zgłaszania.

System EthicsPoint nie generuje ani nie przechowuje żadnych rejestrów komunikacji wewnętrznej z adresami IP, więc żadne informacje wiążące komputer firmowy z serwerem EthicsPoint nie są dostępne. W rzeczywistości NAVEX jest umownie zobowiązana do nieujawniania tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

Jeśli czują się Państwo niekomfortowo, dokonując zgłoszenia na komputerze firmowym, mają Państwo możliwość użycia komputera spoza pracy (np. w kawiarence internetowej, w domu przyjaciela itd.). Wiele osób wybiera tę opcję, wg danych NAVEX mniej niż 12% zgłoszeń jest generowanych podczas godzin pracy.

Zgłoszenie dokonywane z domu, komputera sąsiada lub dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowych nigdy nie pozwala na identyfikację odwiedzających wg nazwy ekranu, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, aby zapewnić anonimowość. Ponadto NAVEX jest umownie zobowiązana do nieujawniania tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

Linia pomocy Timken oraz system EthicsPoint są zaprojektowane w celu ochrony poufności i anonimowości, a wszystkie zgłoszenia pozostaną poufne w maksymalnym możliwym zakresie oraz zgodne z miejscowymi przepisami prawa. Jeśli chcą Państwo zachować anonimowość, to Państwo – jako strona dokonująca zgłoszenia – musicie zagwarantować, że treść zgłoszenia nie ujawnia przypadkowo Państwa tożsamości. Na przykład „z mojego boksu obok Jana Smitha...”, albo „w ciągu 33 lat zatrudnienia...”.

Tak. Podczas wykonywania połączenia z bezpłatną Linią pomocy zostaną Państwo poproszeni o podanie tych samych informacji, co podczas dokonywania zgłoszenia przez Internet. Zgłoszenia te posiadają takie same środki zabezpieczające i zapewniające poufność podczas ich dokonywania.

Istnieje część zgłoszenia, która umożliwia podanie własnej tożsamości.

Nasza firma wybrała promowanie zachowania etycznego. Wszelkie nieetyczne zachowanie, na dowolnym poziomie, w ostateczności szkodzi firmie i wszystkim jej pracownikom, włączając Państwa. Wystarczy wziąć pod uwagę, co przydarzyło się w ostatnich skandalach korporacyjnych, aby zaobserwować katastrofalne skutki pozornie nieszkodliwego błędu w kwestii etycznej w zdrowej firmie. Jeśli więc mają Państwo świadomość jakichkolwiek zdarzeń lub niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etyki, jego zgłoszenie należy uznać za obowiązek własny oraz współpracowników.

Dokonać zgłoszenia. Operator obsługujący Linię pomocy Timken z firmy NAVEX Global może pomóc przygotować i dokonać zgłoszenia, tak, aby było właściwie zrozumiane. Wolimy, aby zgłaszali Państwo sytuacje, które okażą się nieszkodliwe, niż pozwolić, aby nieetyczne zachowanie zostało niezauważone z powodu braku pewności.

System EthicsPoint oraz dystrybucja zgłoszeń są zaprojektowane w taki sposób, aby zaangażowane strony nie były powiadamiane, ani nie mogły uzyskać dostępu do zgłoszeń, w których są wymienione.

Podczas dokonywania zgłoszenia online lub telefonicznie otrzymają Państwo unikalny Klucz zgłoszenia i zostaną poproszeni o utworzenie hasła. Mogą Państwo powrócić ponownie do systemu przez Internet lub telefonicznie i uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia, aby dodać więcej szczegółów lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy i dodać dalsze informacje, które pomogą rozwiązać otwarte kwestie. Zalecamy, aby powrócić do strony w określonym czasie i odpowiedzieć na pytania firmy. Wejdą Państwo w „anonimowy dialog” z firmą, w którym sytuacje nie tylko są określane, lecz także mogą zostać rozwiązane, bez względu na ich złożoność.

Ze względu na naturę systemu EthicsPoint, a także w celu ochrony poufności, Klucz zgłoszenia oraz hasło nie mogą zostać odzyskane ani wygenerowane ponownie. W rezultacie, ważne jest, aby zapisać je w bezpiecznym miejscu i nie zgubić ich.

Cała korespondencja za pośrednictwem Linii pomocy Timken oraz poprzez system EthicsPoint jest prowadzona przy zachowaniu tej samej poufności, jak zgłoszenie wstępne.

Można dokonać zgłoszenia z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Można dokonać zgłoszenia z domu. Wiele miejsc publicznych, włączając biblioteki publiczne, posiada komputery z dostępem do Internetu. Jeśli nie posiadają Państwo dostępu lub czują się niekomfortowo, korzystając z komputera, nadal mogą Państwo zadzwonić pod bezpłatny numer Linii pomocy Timken – 800-846-5363 – dostępny 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.