INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH INFOLINII TIMKEN
W niektórych krajach przepisy dotyczące prywatności danych wymagają, aby osoba dokonująca zgłoszenia zawierającego dane osobowe została poinformowana o zasadach gromadzenia, przechowywania i przetwarzania tych danych. Większa część niniejszej Informacji dotyczy wszystkich krajów świata, ale niektóre fragmenty mają zastosowanie jedynie w przypadkach, gdy jest to wyraźnie wymagane przez prawo lokalne, na przykład przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych 2016/679 („RODO”), rozporządzenie Unii Europejskiej w sprawie ochrony danych i prywatności dla wszystkich osób fizycznych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Części te będą oznaczone jako mające zastosowanie tylko w wymaganych przypadkach.
Informacje o Infolinii Timken Korzystanie z Infolinii Timken jest całkowicie dobrowolne. Jeśli jesteś pracownikiem firmy Timken, zachęcamy do zgłaszania możliwych naruszeń lub problemów bezpośrednio przełożonemu lub kierownikowi, przedstawicielowi działu kadr, działu prawnego lub działu ds. etyki i zgodności z przepisami, w zależności od rodzaju ewentualnego naruszenia. Jeśli nie chcesz zgłosić problemu bezpośrednio, skorzystaj z Infolinii Timken.
Należy pamiętać, że informacje dotyczące samego zgłaszającego, jego współpracowników lub wszelkich aspektów związanych z działalnością firmy Timken mogą wiązać się z decyzjami wpływającymi na inne osoby. Dlatego należy zawsze przekazywać informacje prawdziwe i zgodne z najlepszą wiedzą osoby zgłaszającej. Osoba zgłaszająca nie będzie narażona na żadne działania odwetowe ze strony firmy Timken w związku ze zgłoszeniem podejrzenia naruszenia przepisów dokonanym w dobrej wierze, nawet jeśli później okaże się, że takie naruszenie nie miało miejsca. Świadome podawanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji nie będzie jednak tolerowane.
W niektórych krajach Timken może przyjmować poprzez swoją Infolinię jedynie takie zgłoszenia, które dotyczą kwestii finansów, rachunkowości, kontroli lub przekupstwa. Jeśli Twoja sprawa dotyczy kwestii, które zgodnie z lokalnym prawem nie mogą być zgłaszane firmie Timken za pośrednictwem Infolinii Timken, możesz zgłosić sprawę przełożonemu lub kierownikowi, przedstawicielowi działu kadr, działu prawnego lub działu ds. etyki i zgodności z przepisami.
Kto gromadzi dane? Infolinia Timken jest poufnym telefonicznym i internetowym systemem zgłaszania udostępnianym przez firmę Timken i jej spółki zależne („Timken”), aby umożliwić zgłaszanie podejrzewanych przypadków naruszenia prawa, przepisów lub polityki firmy. Firma Timken jest administratorem danych w myśl przepisów o ochronie danych osobowych. Infolinia Timken działa na platformie należącej do NAVEX, Inc. („NAVEX”), 5500 Meadows Road, Suite 500, Lake Oswego, LUB 97035, USA.
Jakie dane są gromadzone? Infolinia Timken gromadzi następujące dane udostępniane w ramach niniejszego systemu: (i) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby zgłaszającej (o ile zgłoszenie nie zostało przekazane anonimowo), informacje o zatrudnieniu danej osoby przez firmę Timken; (ii) imię i nazwisko oraz inne dane osób wymienionych w zgłoszeniu, jeśli takie dane zostały przekazane (np. opis funkcji i dane kontaktowe); oraz (iii) opis domniemanego wykroczenia, jak również opis okoliczności zdarzenia.
Kto będzie miał dostęp do informacji? Przekazane dane będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym w USA przez NAVEX, Inc. Na mocy umowy zawartej z firmą Timken firma NAVEX jest zobowiązana zapewniać bezpieczeństwo przekazanych jej danych osobowych zgodnie ze stosownymi przepisami prawa. Firma NAVEX dokłada wszelkich starań, aby przestrzegać rygorystycznych zasad zapewnienia prywatności bezpieczeństwa danych, łącznie z praktykami dotyczącymi powiadamiania, wyboru, dalszego przekazywania, bezpieczeństwa, integralności danych, dostępu do nich oraz egzekwowania regulacji. Możesz zapoznać się z Informacją o ochronie danych osobowych NAVEX.
Firma Timken oceni przekazane informacje, po czym może przeprowadzić stosowne śledztwo i podjąć czynności naprawcze, jeśli uzna to za konieczne. Podane przez Ciebie dane osobowe mogą być udostępniane, przetwarzane i wykorzystywane przez odpowiedni personel firmy Timken, w tym dział kadr, dział finansowy, dział audytu wewnętrznego, dział prawny, dział ds. etyki i zgodności z przepisami, kierownictwo, zewnętrznych doradców (np. radców prawnych) oraz, w niektórych przypadkach, personel techniczny NAVEX. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić poufność Twoich danych. Jednakże w niektórych przypadkach możemy uznać za konieczne ujawnienie zgłoszenia (bez podawania Twojej tożsamości) osobie wymienionej w zgłoszeniu. Wymienione wyżej osoby mogą przebywać w Stanach Zjednoczonych, Wlk. Brytanii lub innych krajach. Niektóre z tych krajów, takie jak Stany Zjednoczone, nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych na mocy swoich przepisów albo podjętych przez niego zobowiązań międzynarodowych.
Przekazane informacje będą traktowane jako poufne, chyba że nie będzie to możliwe z powodu wymogów prawnych lub w wyniku przeprowadzanego dochodzenia – wówczas informacje takie będą traktowane jako informacje wrażliwe. Choć możesz zachować anonimowość, jeśli pozwalają na to lokalne przepisy, zachęcamy do podania swojej tożsamości, abyśmy mogli przekazać Ci ewentualne dalsze pytania dotyczące sprawy. Jednak nawet jeśli zdecydujesz się zachować anonimowość, okoliczności zdarzenia, które badamy, mogą Cię zidentyfikować, pomimo tego, że dokładamy wszelkich starań, aby tego uniknąć.
Dane osobowe i informacje mogą być również ujawnione policji i/lub innym organom wykonawczym lub nadzorczym. Właściwe organy otrzymujące i przetwarzające dane osobowe mogą mieć siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub w innym kraju.
Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane? Jest kilka podstaw prawnych, które pozwalają nam korzystać z Twoich danych osobowych. Przede wszystkim może to wynikać z Twojej zgody. Możesz odwołać swoją zgodę, ale jeśli tak zrobisz, nasze uzasadnione interesy (badanie zarzutów o nadużycia) lub wymogi prawne mogą pozwolić lub nakazać nam dalej wykorzystywać te informacje do określonych celów
W jaki sposób chronimy informacje? Firma Timken wdrożyła program bezpieczeństwa danych, który obejmuje środki fizyczne, techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych użytkownika przed nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem, niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem lub zmianą. Obejmuje środki techniczne i organizacyjne, takie jak regulaminy mające na celu ograniczenie dostępu do informacji.
Przekazane dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do przetworzenia zgłoszenia lub, w stosownych przypadkach, tak długo, jak będzie to konieczne do wprowadzenia sankcji lub wymagane w świetle przepisów prawnych lub finansowych firmy Timken.
Jakie są moje prawa na mocy RODO? Niniejsza część Informacji ma zastosowanie w przypadku obowiązywania RODO. Masz szereg praw, które podlegają pewnym warunkom i wyłączeniom zgodnie z RODO i jego lokalnymi przepisami wykonawczymi. Obejmują one prawo:
Masz również prawo sprzeciwu z przyczyn wynikających z Twojej konkretnej sytuacji na przetwarzanie swoich danych osobowych, jeżeli opieramy się na uzasadnionych interesach (naszych lub osób trzecich), z zastrzeżeniem warunków określonych w ustawie o ochronie danych osobowych (RODO).
W większości przypadków nie ma konieczności wnoszenia opłat za dostęp do danych osobowych lub korzystanie z innych praw. Możemy jednak naliczyć rozsądną opłatę, jeśli Twoja prośba będzie wyraźnie nieuzasadniona lub nieadekwatna do okoliczności. W takich przypadkach możemy też odmówić zastosowania się do prośby.
Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw, użyj poniższych danych kontaktowych.
Staramy się przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, ale jeśli chcesz złożyć skargę w tym zakresie, zrób to, wykorzystując poniższe dane kontaktowe.
Jeśli jesteś osobą, której dotyczą dane w świetle RODO, masz również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, jeśli nie satysfakcjonuje Cię sposób, w jaki obchodzimy się z Twoimi danymi osobowymi i nie zastosowaliśmy się do Twojej prośby.
Jak można się z nami skontaktować? Wszelkie pytania dotyczące Infolinii Timken można kierować do działu etyki i zgodności z przepisami pod adresem ethics@timken.com. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Informacji lub w przypadku chęci dostępu, wykorzystania, przekazania, poprawienia lub usunięcia jakichkolwiek danych osobowych przechowywanych przez ten system lub w celu cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych osobowych, można skontaktować się z Biurem Ochrony Danych Timken, korzystając z tych informacji:
Firma Timken
Biuro ds. Prywatności Danych/Prawne
4500 Mount Pleasant Street NW
North Canton, Ohio 44720 USA
+1 234.262.2207