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Padrões de ética comercial Aviso de privacidade de dados Pôster da Linha de Ajuda

Perguntas frequentes

Sobre a Linha de Ajuda da Timken e o EthicsPoint

O que é a Linha de Ajuda da Timken?

Na Timken, transformar ética em ação significa falar quando algo não estiver certo. Para ajudá-lo, oferecemos diversos recursos para o relato de questões relacionadas à ética. Incentivamos você a falar primeiro com um gerente ou supervisor com quem se sinta confortável. Você também pode falar com seu representante legal de desenvolvimento organizacional/recursos humanos. Além disso, o departamento de ética e conformidade é um valioso recurso para obtenção de treinamento em ética e conformidade, assistência com a resolução de problemas de ética e relato de incidentes. Envie um e-mail para ethics@timken.com ou telefone para 234-262-7215 para entrar em contato com o escritório de ética.

Reconhecemos que poderão haver situações em que você se sinta relutante em discutir preocupações ou questões com seu supervisor ou gerente. Por este e outros motivos, a Linha de Ajuda da Timken está disponível on-line e por telefone. A Linha de Ajuda da Timken é respondida e administrada por uma empresa externa, a NAVEX Global.

O que é o EthicsPoint?

Nós contratamos uma empresa terceirizada, a NAVEX Global, para receber as chamadas e relatos feitos por meio da Linha de Ajuda da Timken. O EthicsPoint é de propriedade da NAVEX Global e operado por ela. Trata-se de uma abrangente ferramenta de relatos confidenciais para ajudar a gerência e os funcionários a trabalharem juntos para lidar com fraudes, abuso e outras condutas indevidas no local de trabalho, enquanto cultivam um ambiente de trabalho positivo.

Por que precisamos de um sistema como a Linha de Ajuda da Timken?

Acreditamos que nossos funcionários sejam nosso bem mais importante. Com a criação de canais abertos de comunicação, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade. Por sermos uma empresa de capital aberto, devemos, por lei, manter um método de envio de relatos anônimos diretamente para o comitê de auditoria para tratar de fraudes de contabilidade e auditoria. Um sistema de relatos eficaz amplia nossos outros esforços de nutrir uma cultura de integridade e ética nas tomadas de decisões.

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Relato – Geral

Eu posso realizar relatos usando a internet ou o telefone?

Sim. Com a Linha de Ajuda da Timken, você pode realizar um relato confidencial usando o telefone ou a internet. Na maioria dos países, você pode optar por permanecer anônimo.

Que tipos de situações eu devo relatar?

Você pode relatar qualquer violação de nosso código de conduta, os Padrões de Ética Comercial, ou outras questões ou preocupações que possa ter. Em alguns países, há algumas limitações quanto ao tipo de relato anônimo que pode ser enviado por meio da Linha de Ajuda da Timken. Essas limitações são informadas no formulário de relato. Se não puder enviar um relato por meio da Linha de Ajuda da Timken, você pode entrar em contato com o escritório de ética e conformidade para falar sobre o problema pelo e-mail ethics@timken.com.

Se vir uma violação, eu não deveria simplesmente relatá-la ao meu gerente, à segurança ou ao departamento de recursos humanos/desenvolvimento organizacional e deixar que eles lidem com ela?

Quando você observa algum comportamento que acredita que viole nosso código de conduta, esperamos que você o relate. Idealmente, você deve informar quaisquer preocupações ao seu gerente direto ou a outro membro de sua equipe de gerência. No entanto, nós reconhecemos que pode haver circunstâncias em que você não se sinta confortável para relatar a questão dessa forma. É para tratar dessas circunstâncias que estabelecemos uma parceria com a NAVEX Global e o EthicsPoint para oferecer o sistema de relatos da Linha de Ajuda da Timken. Preferimos que você informe anonimamente em vez de manter as informações para si mesmo.

Por que eu deveria relatar o que sei? O que tenho a ganhar com isso?

Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo e, com esse direito, vem a responsabilidade de agir de maneira ética e informar as pessoas adequadas se alguém não estiver agindo corretamente. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A má conduta corporativa pode ameaçar a sustentabilidade de toda uma empresa.

A gerência realmente quer que eu realize um relato?

Certamente queremos. De fato, precisamos que você o faça. Você sabe o que acontece em nossa empresa – coisas boas e coisas ruins. Você pode ter conhecimento inicial de uma atividade que pode causar preocupações. Ao relatar, você pode minimizar o possível impacto negativo sobre a empresa e os funcionários. Além disso, oferecer informações positivas pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho corporativo.

Para onde esses relatos vão? Quem pode acessá-los?

Os relatos são fornecidos diretamente ao servidor seguro do EthicsPoint hospedado pela NAVEX Global. Esses relatos são disponibilizados apenas para indivíduos específicos dentro da empresa que têm a função de avaliá-los, com base no tipo de violação e no local do incidente. Cada um dos destinatários desses relatos recebeu treinamento para mantê-los sob a mais estrita confidencialidade.

Este sistema não é apenas um exemplo que alguém me supervisionando?

Não. A Linha de Ajuda da Timken é um exemplo de nosso valor fundamental de ética e integridade em ação. Poder realizar relatos de maneira segura e confidencial nos permite garantir um local de trabalho seguro, protegido e ético. Você é incentivado a buscar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar uma preocupação. A comunicação eficaz é fundamental para o local de trabalho que queremos promover hoje, e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação.

Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta para realização de relatos para cumprir nossas obrigações de conformidade enquanto mantemos um ambiente positivo para a realização desses relatos.

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Segurança e confidencialidade dos relatos

Eu estou ciente de que qualquer relato que envio de um computador gera um registro de servidor que exibe todos os sites com os quais meu computador se conecta. Este registro não vai me identificar como o criador do relato?

O sistema EthicsPoint não gera ou mantém nenhum registro interno de conexão com endereços de IP. Portanto, não haverá informações vinculando o seu computador da empresa ao servidor do EthicsPoint. De fato, a NAVEX Global tem o compromisso contratual de não buscar informações sobre a identidade dos criadores de relatos.

Se você se sentir desconfortável fazendo um relato de seu computador de trabalho, existe a opção de usar um computador fora do ambiente de trabalho (como, por exemplo, em um café com internet, na casa de um amigo etc.). Muitas pessoas optam por fazer isso, pois os dados da NAVEX Global mostram que menos de 12% dos relatos são gerados durante o horário comercial.

Eu posso realizar um relato de casa e ainda permanecer anônimo?

Um relato feito de casa, do computador de um vizinho, ou de qualquer portal de internet permanecerá seguro e anônimo. Um portal de internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela e o sistema EthicsPoint remove os endereços de internet para que o anonimato seja mantido. Além disso, a NAVEX Global tem o compromisso contratual de não buscar informações sobre a identidade dos criadores de relatos.

Tenho preocupações porque acredito que as informações que eu fornecer à Linha de Ajuda da Timken acabarão revelando minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá?

A Linha de Ajuda da Timken e o sistema EthicsPoint foram criados para proteger sua confidencialidade e anonimato, e todos os relatos permanecerão confidenciais até o ponto máximo possível que seja consistente com as leis locais. Se desejar permanecer anônimo, você – como criador do relato – precisa se certificar de que o conteúdo do relato não revele sua identidade por acidente. Por exemplo, “Da minha mesa, que fica próxima à de Jan Smith…” ou “Em meus 33 anos…”

A Linha de Ajuda gratuita por telefone também é confidencial e anônima?

Sim. Quando telefonar para a Linha de Ajuda gratuita, você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em um relato feito pela internet. As mesmas medidas de segurança e confidencialidade são aplicadas aos relatos durante o fornecimento.

E se eu quiser ser identificado em meu relato?

Há uma seção no relato que permite que você se identifique.

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Dicas e melhores práticas

Estou ciente de alguns indivíduos que estão envolvidos em condutas antiéticas, mas isso não me afeta. Por que eu deveria relatar?

Nossa empresa opta por promover o comportamento ético. Qualquer conduta antiética, em qualquer nível, em última instância prejudica a empresa e todos os funcionários, incluindo você. Basta você levar em consideração casos recentes de escândalos corporativos para ver os efeitos desastrosos que um lapso de ética aparentemente inofensivo pode ter em uma empresa que, do contrário, seria saudável. Sendo assim, se você ficar sabendo de incidentes de má conduta ou violações éticas, considere como um dever perante si mesmo e seus colegas relatar.

Não tenho certeza se o que eu vi ou ouvi é uma violação da política da empresa ou envolve conduta antiética, mas de qualquer forma me parece errado. O que devo fazer?

Faça um relato. Os operadores que oferecem suporte à Linha de Ajuda da Timken na NAVEX Global podem ajudá-lo a preparar e enviar corretamente seu relato de modo que ele possa ser compreendido corretamente. É melhor que você relate uma situação que aparente ser inofensiva do que deixe passar batido comportamentos possivelmente antiéticos apenas por não ter certeza .

E se meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos em uma violação? Eles não irão receber o relato e começar a eliminar evidências?

O sistema EthicsPoint e a distribuição dos relatos foram criados de modo que as partes implicadas não sejam identificadas ou obtenham acesso a relatos nos quais foram citados.

E se eu me lembrar de algo importante após ter enviado o relato? E se a empresa tiver mais perguntas para mim com relação ao meu relato?

Quando envia um relato on-line ou por telefone, você recebe uma Chave do relato, que é única, e é solicitado a criar uma senha. Você pode voltar ao sistema pela internet ou pelo telefone e acessar o relato original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa e fornecer mais informações que ajudarão a solucionar questões em aberto. Sugerimos enfaticamente que você retorne ao site no prazo especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa terão entrado em um “diálogo anônimo” no qual as situações não apenas são identificadas, mas podem ser solucionadas, não importa o quanto sejam complexas.

Devido à natureza do sistema EthicsPoint e para ajudar a proteger a confidencialidade, sua Chave do relato e senha não poderão ser recuperados ou gerados novamente. Como resultado, é importante que você as registre em um local seguro e não as perca.

Os acompanhamentos dos relatos são tão seguros quanto o primeiro relato?

Todas as correspondências com a Linha de Ajuda da Timken e por meio do sistema EthicsPoint são realizadas com a mesma confidencialidade estrita do relato inicial.

Eu ainda posso realizar um relato se não tiver acesso à internet?

Você pode realizar um relato a partir de qualquer computador com acesso à internet. Você pode fazer isso de sua casa. Muitos lugares públicos, como bibliotecas, têm computadores com acesso à internet. Se você não tiver acesso ou se sentir desconfortável usando um computador, telefone para a Linha de Ajuda da Timken HelpLine, 800-846-5363, que é gratuita e fica disponível 24 horas por dia, todos os dias do ano.

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