Часто задаваемые вопросы

Об организации EthicsPoint

Что такое EthicsPoint?

  • EthicsPoint является комплексным инструментом для отправки конфиденциальных сообщений, созданным компанией NAVEX, чтобы помочь руководству и сотрудникам компании в совместной работе по борьбе с мошенничеством, насилием и другими формами ненадлежащего поведения на рабочем месте с целью формирования благоприятных рабочих условий.

Зачем нам нужна такая система, как EthicsPoint?

  • Мы уверены, что наши сотрудники — это наша главная ценность. Создавая открытые каналы для общения, мы можем стимулировать создание позитивных рабочих условий и максимально повышать продуктивность.
  • Акционерные компании открытого типа по закону обязаны иметь средство анонимного информирования для урегулирования фактов мошенничества в сфере бухгалтерского учета и аудита, сообщения о которых поступают непосредственно в аудиторский комитет. Эффективная система отправки сообщений дополнит наши прочие усилия по поддержанию культуры добросовестности и соблюдения этических норм при принятии решений.

О горячей линии Speak Up

Что такое горячая линия NVIDIA Speak Up?

  • Горячая линия NVIDIA Speak Up — это канал для сотрудников, клиентов, поставщиков или клиентов, позволяющий поднимать проблемы, если они видят, слышат или подозревают, что что-то не совсем правильно и/или противоречит нашему Кодексу. Горячая линия Speak Up работает круглосуточно и без выходных с возможностью отправки запросов по телефону, онлайн или через мобильный QR-код.

Почему горячая линия NVIDIA Speak Up так важна?

  • Горячая линия NVIDIA Speak Up важна, потому что добросовестность, честность и подотчетность лежат в основе всего, что мы делаем. Кодекс NVIDIA — это наше общее обязательство сохранять эти ценности и опираться на них, поддерживать исключительные отношения друг с другом, с нашими клиентами, акционерами и нашими сообществами. Это основа того, что значит быть членом команды NVIDIA.
  • Горячая линия NVIDIA Speak Up предоставляет вам простой способ связаться с нами, если вы видите, слышите или подозреваете, что что-то не так в вашем взаимодействии с клиентами, поставщиками, клиентами или другим сотрудником. Вы не подвергнетесь преследованию за то, что подняли возможную проблему, и при желании в большинстве случаев (если законом в вашем регионе не предусмотрено иное) вы можете сохранить анонимность.

Если я поднимаю проблему, стоит ли мне опасаться преследования?

  • Нет. В компании NVIDIA мы рассчитываем на то, что наши сотрудники будут нашими глазами и ушами. Вам не нужно бояться высказаться, чтобы сообщить о проблеме. Наш Кодекс строго запрещает запугивание или преследование в отношении любого, кто обращается к нам добросовестно, чтобы сообщить о потенциальном или фактическом нарушении Нашего Кодекса, или любого, кто помогает нам в расследовании. Если у вас возникнут опасения в связи с возможным преследованием, немедленно сообщите об этом своему руководителю, представителю отдела кадров или на горячую линию Speak Up.

Если я сообщу о проблеме, узнает ли об этом мой руководитель, товарищи по команде и другие сотрудники?

  • Когда вы сообщаете нам о проблеме, мы обязуемся решать этот вопрос деликатно. Мы будем привлекать только тех, кто необходим для рассмотрения и/или решения проблемы. В некоторых случаях, сообщая о проблеме, вы можете сохранить анонимность, однако следует иметь в виду, что вы не должны подвергаться преследованию за то, что добросовестно связались с нами для сообщения о проблеме.

Отправка сообщений: общая информация

Как я могу сообщить о проблеме с помощью горячей линии NVIDIA Speak Up?

  • Вы можете сообщить о проблеме по телефону, через Интернет или с помощью мобильного телефона. Если вы звоните по телефону, представитель независимой организации поговорит с вами, чтобы понять суть вашей проблемы. Если вы сообщаете через веб-сайт или с помощью мобильного QR-кода, ответ на обращение можно ожидать в течение двух рабочих дней.

Могу ли я сохранить анонимность?

  • В большинстве случаев у вас есть возможность отправить конфиденциальное анонимное сообщение (если в вашем регионе законом не предусмотрено иное). Если вы пожелаете сохранить анонимность, просим вас предоставить как можно больше подробной информации, чтобы можно было разобраться в проблеме тщательным образом. В случае сохранения вами анонимности мы будем взаимодействовать с вами посредством данного инструмента по мере необходимости, и это не повлияет на качество расследования.

Приведите несколько примеров типов проблем, о которых я должен сообщать?

  • Обращайтесь на горячую линию NVIDIA Speak Up, если:
    • Вы или кто-либо другой подверглись несправедливому обращению, издевательствам, преследованиям, дискриминации или нарушению политики/закона; и/или

    • На рабочем месте было сказано что-то, что заставляет вас чувствовать себя некомфортно (например, комментарий о чем-то в средствах массовой информации, защищенном классе, политике и т. д.).

    • Вы были свидетелем или имеете информацию о том, что кто-то в NVIDIA мог сделать нечто, что нарушает Наш Кодекс

Какие каналы я могу использовать, чтобы сообщить о проблеме?

  • Если вы заметите поведение, которое, по вашему мнению, противоречит Нашему Кодексу, вы можете сообщить об этом своему непосредственному менеджеру, управленческой команде, вашему специалисту по кадрам, отправить письмо на адрес NVIDIA-Compliance@nvidia.com и/или обратиться на горячую линию Speak Up.

Должен ли я сообщать о нарушении политики NVIDIA?

  • Все мы имеем право на благоприятные рабочие условия, однако такое право обязывает всех нас поступать в соответствии с нормами этики и предпринимать надлежащие меры, чтобы сообщать о проблемных ситуациях, когда кто-то ведет себя неподобающе. Благодаря совместным усилиям мы сможем сохранить безопасную и эффективную рабочую атмосферу. Нарушение корпоративных норм поведения может представлять угрозу для жизнеспособности всей компании.

Если я стану свидетелем нарушения, не следует ли мне просто сообщить о нем своему руководителю, в службу безопасности или сотруднику отдела кадров, чтобы они с этим разбирались самостоятельно?

  • Если вы станете свидетелем поведения, которое, по вашему мнению, противоречит Нашему Кодексу, важно сообщить об этом. В идеале, вы должны обращаться с любыми проблемами к своему непосредственному начальнику или другому представителю управленческой команды. Тем не менее мы понимаем, что бывают обстоятельства, когда вам неудобно сообщать о подобных случаях в таком порядке. Именно для таких случаев мы наладили сотрудничество с компанией NAVEX. Мы предпочитаем, чтобы вы сообщили о нарушении анонимно, нежели скрыли информацию.

Я знаю несколько людей, поступающих неэтично, но это никак не отразилось на мне. Почему мне следует сообщать об этом?

  • Наша компания стремится поощрять этичное поведение. Неэтичное поведение на любом уровне в конечном итоге наносит вред компании и всем сотрудникам, включая вас. Вам достаточно вспомнить несколько последних скандальных происшествий в компании, чтобы понять, какие губительные последствия для нравственной, в целом, компании может вызвать безобидное, на первый взгляд, нарушение этических принципов. Если вы знаете о каких-либо фактах нарушения норм поведения или этики, считайте своим долгом перед собой и своими коллегами сообщить о нем.

Я не уверен, что то, о чем я слышал или видел, было нарушением политики компании или касается неэтичного поведения, но мне это показалось неправильным. Что мне делать?

  • Отправить сообщение. NAVEX поможет вам подготовить и отправить сообщение так, чтобы его могли понять правильно. Будет лучше, если вы сообщите о ситуации, которая окажется безобидной, чем оставите без внимания вероятное безнравственное поведение.

Что, если участниками нарушения являются мой начальник или другие руководители? Не могут ли они получить сообщение и начать скрываться?

  • Системы службы EthicsPoint и распределения сообщений устроены таким образом, чтобы вовлеченные стороны не получали уведомлений и не имели доступа к сообщениям, в которых они упоминаются.

Как мое сообщение помогает NVIDIA?

  • Мы хотим знать, где могут возникнуть проблемы, чтобы иметь возможность их решить. Когда вы сообщаете о проблемной ситуации, ваш вклад может помочь нам выявить проблемы, решение которых может улучшить нашу культуру и рабочие условия.
  • Почему я должен об этом сообщать? Зачем мне это нужно?
    • Все мы имеем право на благоприятные рабочие условия, однако такое право обязывает всех нас вести себя нравственно и сообщать соответствующим лицам, если кто-то этого не делает. Благодаря совместным усилиям мы сможем сохранить здоровую и эффективную рабочую атмосферу и саму компанию.
  • Неужели руководство компании действительно хочет, чтобы я отправлял сообщения?
    • Безусловно. Нам необходимо, чтобы вы отправляли сообщения. Возможно, вы располагаете какими-либо первичными сведениями о действиях, которые могут быть поводом для беспокойства. Если вы сообщите о происходящем, это может уменьшить потенциальное негативное влияние на деятельность компании или на наших сотрудников. Также внесение каких-либо позитивных предложений помогает выявить проблемы, решение которых повысит культуру и качество работы нашей компании.

Куда поступают сообщения? У кого есть к ним доступ?

  • Когда вы обращаетесь на горячую линию Speak Up, сообщение вносится непосредственно в независимую стороннюю защищенную систему, чтобы предотвратить любое возможное нарушение безопасности. Затем доступ к сообщению предоставляется только члену следственной группы NVIDIA, который проводит расследование в зависимости от типа нарушения и места инцидента. Все члены этой группы прошли обучение правилам сохранения полной конфиденциальности.

Кто рассматривает проблему?

  • Для решения каждой указанной в сообщении проблемы будет назначен член следственной группы, прошедший обширное обучение по правилам Нашего Кодекса и способам решения заявленных проблем. Они тщательно изучат эту проблемную ситуацию, деликатно привлекая только те стороны, которые необходимы для ее урегулирования.

Если со мной связываются по поводу проблемы, о которой сообщил кто-то другой, должен ли я отвечать на вопросы и/или предоставлять информацию, если меня об этом просят?

  • Да. Если кто-то еще обратился на горячую линию Speak Up с сообщением о проблеме, и вы можете обладать связанной с этим информацией, вы обязаны участвовать по мере необходимости, поскольку мы тщательно изучаем проблему.

Каковы возможные результаты после тщательного изучения проблемы?

  • В зависимости от серьезности проблемы и того, что было выявлено в ходе разбирательства, результаты могут варьироваться от бездействия до проведения обучающих мероприятий и коучинга, а также принятия дисциплинарных мер вплоть до увольнения.

Что, если я вспомню что-то важное о происшествии после отправки сообщения? Или что, если у компании NVIDIA возникнут вопросы ко мне в связи с моим сообщением?

  • При обращении на горячую линию Speak Up вам присвоят индивидуальное имя пользователя и будет предложено выбрать пароль. Затем вы можете вернуться в систему горячей линии, получить доступ к исходному сообщению и добавить более подробную информацию / ответить на дополнительные вопросы. Вам будут предоставлены рекомендации по срокам возвращения в систему, чтобы ответить на вопросы.

Являются ли дополнительные вопросы по отчетам безопасными?

  • Да. В отношении всех контактов соблюдается та же строгая конфиденциальность, что и в отношении первоначального сообщения, с сохранением анонимности, если вы выбирали такой вариант (если в вашем регионе законом не предусмотрено иное).

Безопасность и конфиденциальность сообщений

Насколько я понимаю, компания контролирует все действия, совершаемые на компьютерах компании. Означает ли это, что если я сообщу о проблеме со своего рабочего компьютера, меня легко идентифицируют как отправителя?

  • Все сообщения на горячую линию Speak Up Hotline направляются третьей стороне, которая не создает и не ведет внутренние журналы учета связи с источником обращения, включая IP-адреса и номера телефонов. Поэтому нет информации, подтверждающей соединение вашего компьютера с целью сообщения о проблеме.
  • Если вам неудобно отправлять сообщение со своего рабочего ПК, вы можете воспользоваться любым другим компьютером за пределами рабочих условий – например, с персонального компьютера, с ПК в доме друзей или посредством подключения с мобильного устройства. Нет ничего необычного в том, чтобы сообщить о проблеме в нерабочее время.

Могу ли я отправить сообщение о проблеме из дома и при желании сохранить анонимность?

  • Сообщение из дома, с компьютера друга или любого Интернет-портала или мобильного портала останется защищенным, и у вас есть возможность сохранить анонимность (если в вашем регионе иное не предусмотрено законом).

Телефонная бесплатная горячая линия также является анонимной и конфиденциальной?

  • Да. Вас попросят сообщить ту же информацию, какую вы бы предоставили при отправке сообщения через Интернет или с мобильного устройства, а оператор будет вводить ваши ответы в систему. К этим сообщениям применяются те же меры обеспечения безопасности и конфиденциальности, что и к сообщениям, отправленным через Интернет и с мобильных устройств, и, при желании, вы можете сохранить анонимность (если в вашем регионе законом не предусмотрено иное).

Что, если я хочу указать свое имя при отправке сообщения?

  • Большинство сотрудников, которые сообщают о проблемах, представляются. Это помогает получать полезную информацию, находить свидетелей и проводить дополнительные подробные опросы для всестороннего изучения проблемы.