Уведомление о защите данных и порядке использования конфиденциальной информации

В соответствии с законодательством в сфере защиты конфиденциальной информации в некоторых странах отправитель сообщения, содержащего персональные данные, должен быть извещен об определенных мероприятиях по сбору и сохранению предоставляемой информации, а также должен выразить согласие с правилами и условиями пользования настоящей службой.

Просим вас ознакомиться с изложенными ниже условиями и дать согласие на их соблюдение. Если вы не примете изложенные ниже условия, мы не сможем принимать какую-либо информацию через настоящую систему и предлагаем вам связаться со своим непосредственным руководителем для дальнейшего обсуждения вопроса.

1. Общая информация

   Данный сервис — это интерактивная и телефонная система приема сообщений, предоставленная вашей организацией своим сотрудникам для информирования о подозреваемых нарушениях законов, нормативных требований или политик компании.

   Для того чтобы получить более подробную информацию, нажмите здесь.

   В некоторых странах, например США, настоящей службой можно воспользоваться также для сообщения о подозреваемых нарушениях в других областях. Управление предоставляемыми вами персональными данными и информацией, а также их хранение осуществляются компанией NAVEX, расположенной в США.

   Для продолжения необходимо прочитать данное уведомление до конца. Если вы согласны, поставьте отметку в поле «ПОДТВЕРЖДАЮ СОГЛАСИЕ» ниже. После этого вы сможете отправить сообщение или вопрос с помощью данного сервиса. Если вы не выразите свое согласие, то не сможете отправлять сообщения или задавать вопросы с помощью данного сервиса.

2. Использование данного сервиса

   Использование данного сервиса является всецело добровольным. Рекомендуем вам сообщать о возможных нарушениях напрямую своему непосредственному начальнику или руководителю. Если вы считаете, что не можете этого сделать, можете воспользоваться данным сервисом, чтобы отправить свое сообщение.

   Для того чтобы получить более подробную информацию, нажмите здесь.

   Данный сервис представляет собой интерактивную систему отправки конфиденциальных сообщений, которая позволяет вам сообщать вашей организации о подозреваемых нарушениях закона или политики компании, а также о прочих возможных проблемах. Однако нормативные требования некоторых стран могут ограничивать круг проблем, о которых можно сообщать; как правило, в их число входят нарушения в сфере финансов, бухгалтерского учета или аудита, взяточничество, нарушения конкурсного законодательства, дискриминация и домогательства, а также влияние на окружающую среду, здоровье, гигиену и безопасность. Если ваша проблема связана с вопросом, который не может принять ваша организация (такой тип вопроса недоступен для выбора), то для сообщения о проблеме вам необходимо обратиться к своему непосредственному руководителю или местному руководству.

   Просим вас учесть, что мы можем принять и обработать ваше сообщение, отправленное с помощью данного сервиса, только если вы подтвердите, что прочитали настоящее Уведомление о защите данных и порядке использования конфиденциальной информации и согласились с ним, а также подтвердите явное согласие на сбор и обработку предоставляемой вами информации в описанном ниже порядке, поставив отметку в поле «ПОДТВЕРЖДАЮ СОГЛАСИЕ». Если вы не дадите своего согласия, то не сможете воспользоваться данным сервисом для отправки сообщения, и вам придется обратиться к своему непосредственному руководителю или местному руководству, чтобы сообщить о проблеме.

   Имейте в виду, что сообщаемая вами информация о себе, ваших коллегах или каком-либо аспекте корпоративной деятельности может привести к принятию мер, которые повлияют на окружающих. Поэтому мы просим вас предоставлять только сведения, которые вы считаете достоверными. Ваша организация не будет подвергать вас преследованиям за какие-либо добросовестные сообщения о предполагаемых нарушениях, даже если впоследствии будет установлено, что предоставленная вами информация оказалась неверной. Однако вам следует помнить о том, что намеренное предоставление неверной или вводящей в заблуждение информации недопустимо. В отношении предоставленной вами информации будет сохранена конфиденциальность за исключением тех случаев, когда это невозможно в связи с требованиями закона либо раскрытие данных необходимо в целях проведения расследования, в случае чего в отношении информации будут сохранены надлежащие меры предосторожности. Мы рекомендуем вам указывать свое имя, чтобы мы могли в дальнейшем задать вам вопросы, которые могут у нас возникнуть.

3. Какие персональные данные и информация собираются и подвергаются обработке?

   Во время отправки вами сообщения сервис собирает следующие персональные данные и сведения: (i) ваше имя и контактные данные (за исключением анонимных сообщений), а также сведения о том, являетесь ли вы сотрудником организации; (ii) имя и прочие персональные данные лиц, которых вы указываете в своем сообщении, если вы предоставляете такую информацию (т. е. описание должностных обязанностей и контактные данные); и (iii) описание заявленного неправомерного поведения, а также обстоятельств инцидента. Обращаем ваше внимание на то, что законы некоторых стран запрещают отправку анонимных сообщений; однако в отношении вашей персональной информации будет сохранена конфиденциальность, и она будет раскрыта только в изложенном ниже порядке.

4. Каким образом персональные данные и информация будут обрабатываться после отправки сообщения и кто будет иметь к ним доступ?

   Предоставляемые вами персональные данные и информация будут сохранены в базе расположенной на серверах, хостинг и управление которыми осуществляет компания NAVEX на территории США. Компания NAVEX несет обязательства по соблюдению строгих правил защиты конфиденциальности и обеспечения безопасности, в том числе в отношении уведомления, выбора, дальнейшей передачи, безопасности, целостности данных, обеспечения доступа и правоприменения. Дополнительная информация о том, как мы защищаем собираемую нами информацию размещена по адресу http://www.navexglobal.com/en-us/privacy-statement.

   Для того чтобы получить более подробную информацию, нажмите здесь.

   Для целей обработки вашего сообщения и проведения расследования и при соблюдении положений местного законодательства уполномоченные сотрудники вашей организации могут осуществлять доступ к персональным данным и информации, обрабатывать их и использовать, в том числе сотрудники отдела кадров, финансового отдела, отдела внутреннего аудита, юридического отдела, отдела по вопросам соблюдения корпоративных норм, руководства, внешние консультанты (например, юрисконсульты) или при ограниченных обстоятельствах технические сотрудники NAVEX Inc. Эти люди могут находиться на территории Соединенных Штатов Америки или в других странах.

   Персональные данные и информацию также могут передать в полицию и (или) в другие судебные или правоохранительные органы. Соответствующие органы, которые получают и обрабатывают персональные данные, могут находиться в США или в другой стране, где не обеспечивается такой же уровень защиты данных, как на территории Евросоюза.

   Предоставленные вами персональные данные хранятся до тех пор, пока это необходимо для обработки вашего сообщения, или, если потребуется, пока это необходимо для применения санкций, или пока эти сведения нужны для юридических целей или финансового учета.

5. Доступ к информации в связи с сообщением

   Ваша организация в кратчайшие сроки уведомит любое лицо, упомянутое в сообщении, отправленном через настоящую службу, за исключением случаев, когда их уведомление необходимо отложить для проведения расследования или для обеспечения должной защиты соответствующей информации.

   Для того чтобы получить более подробную информацию, нажмите здесь.

   В соответствии с применимым законодательством и за исключением некоторых случаев упомянутое в сообщении лицо имеет право запросить доступ к информации, связанной с сообщением (за исключением персональных данных отправителя), а также может попросить внести исправления в персональные данные, если они неполные или в них есть ошибка. Аналогичным образом, за некоторым исключением, отправители сообщений также могут имеют доступ к информации, содержащейся в сообщении, и могут попросить внести исправления в свои персональные данные в соответствии с применимым законодательством. Для внесения исправлений такого рода обратитесь в свою организацию.

6. Особые нормы, действующие в конкретной стране

   В большинстве стран Евросоюза и на соседних территориях можно отправлять сообщения только по узкому кругу тем, традиционно касающихся бухгалтерского учета, аудита, взяточничества, конкурсного законодательства, дискриминации, домогательств, а также природоохранной деятельности, охраны труда, гигиены и техники безопасности. Кроме того, в некоторых странах фигурантами сообщения могут быть только сотрудники, занимающие ключевые или руководящие должности.

   Для того чтобы получить более подробную информацию, нажмите здесь.

   О проблемах, о которых закон запрещает сообщать посредством настоящей службы, необходимо сообщать непосредственному руководителю или вышестоящему лицу, в зависимости от ситуации. Как было отмечено выше, в некоторых странах запрещена отправка анонимных сообщений.