Spørgsmål og svar

Standard Industries Ethics Hotline – Ofte stillede spørgsmål

Standard Industries Ethics Hotline - Ofte stillede spørgsmål

Hvad er Standard Industries Ethics Hotline?

Standard Industries Ethics Hotline gør det muligt for alle på tværs af vores virksomheder mulighed for at rapportere problemer eller søge vejledning om principperne i vores adfærdskodeks og vores virksomhedspolitikker (herunder påstået svig, misbrug og andre forseelser på arbejdspladsen) og gældende Love. For at imødekomme vores virksomheders globale karakter er hotlinen tilgængelig på en række forskellige sprog.

Standard Industries Ethics Hotline understøttes af en uafhængig tredjepartstjenesteudbyder, NAVEX, og dets sagsbehandler EthicsPoint.

Hvorfor har vi en etisk hotline?

Vi mener, at det er vigtigt at handle etisk og med integritet, og vi ønsker at give vores medarbejdere mulighed for at gøre det rigtige og sige fra, hvis og når de har problemer. Standardd Industries etiske hotline gør det muligt for nogen på tværs af vores enheder at rapportere bekymringer eller adfærd, der er i strid med principperne i vores adfærdskodeks, virksomhedspolitikker og gældende lovgivning. Hvis det er tilladt ved lov, kan rapporter indsendes anonymt, og alle rapporter vil blive behandlet med den største fortrolighed.

Rapportering – generelt

Hvilke typer situationer skal jeg indberette?

Du bør rapportere enhver aktivitet eller adfærd, der er i modstrid med principperne i vores adfærdskodeks, virksomhedspolitikker eller gældende lovgivning. Dette omfatter, men er ikke begrænset til sager vedrørende:

Mangfoldighed, lige muligheder og respekt på arbejdspladsen
Økonomisk og virksomhedsintegritet
Sundhed og miljøsikkerhed
Misbrug af personlige oplysninger eller virksomhedsoplysninger
Fysisk og cybersikkerhed
Potentiel overtrædelse af loven
Jeg ved det ikke/Andet

Hvorfor er det vigtigt at rapportere et problem?

Overtrædelser af vores adfærdskodeks, virksomhedspolitikker og/eller loven kan bringe vores medarbejdere og vores virksomhed i fare. Hver af os har ansvaret for at handle etisk og til at påtale eventuelle observationer eller problemer, vi har vedr. uetisk eller upassende adfærd på arbejdspladsen. Vi undersøger fuldt ud alle problemer for at sikre, at tingene behandles korrekt, og for at minimere risikoen for eventuelle negative virkninger for virksomheden.

Hvordan indberetter jeg et problem?

For medarbejdere, der skal du rapportere det så hurtigt som muligt. Problemer kan rapporteres direkte til din leder, personaleleder, intern revision, sikkerhed og/eller juridisk afdeling. Bemærk, at problemer i forbindelse med insiderhandel eller ikke-offentlig information udelukkende bør rettes til din virksomheds ledende jurist. For en komplet liste over interne ressourcer til rådighed for dig, se vores Rapporteringspolitik.

Problemer kan også rapporteres via computer eller mobil på Standard Industries Ethics Hotline eller via telefon ved at ringe det lokale hotline-telefonnummer, som kan findes på standardindustries.ethicspoint.com. Hvis du vælger at rapportere dine problemer telefonisk, vil hotline-repræsentanterne skrive dine svar direkte ind i hotlinens sikre miljø.

Hvis du ikke føler dig tryg ved at rapportere et problem via Standard Industries Ethics Hotline på din arbejds-pc eller mobilenhed, kan du bruge en enhed uden for arbejdsmiljøet til at få adgang til hotlinen.

Rapporter behandles med samme sikkerhed og fortrolighed, uanset om de indsendes via online eller telefon.

Hvad hvis jeg kommer i tanke om noget vigtigt ved hændelsen, efter jeg har rapporteret problemet?

Når du har indgivet en rapport enten via internettet eller via vores telefonlinje, modtager du en unik rapportnøgle og bliver bedt om at vælge en adgangskode. Med rapportnøglen og din adgangskode kan du vende tilbage til systemet igen, enten via internet eller telefon, og få adgang til den oprindelige rapport eller indsende yderligere oplysninger.

Hvor bliver mit problem sendt hen?

Når du rapporterer et problem online eller via telefon, indtastes det direkte på den sikre server hos vores tredjepartsadministrator, NAVEX. Rapporten gennemgås derefter af visse udpegede repræsentanter fra den relevante virksomhed og funktion.

Hvem kan få adgang til det rapporterede problem?

Kun visse udpegede repræsentanter fra den relevante virksomhed og funktion har adgang til det rapporterede problem. Problemet deles kun i det omfang, det er nødvendigt for at undersøge og om nødvendigt behandle det. Hvis det er tilladt ved lov, kan rapporter indsendes anonymt, og alle rapporter vil blive behandlet med den største fortrolighed.

Sikker rapportering og fortrolighed

Hvordan beskyttes mit privatliv via Standard Industries Ethics Hotline?

Hvis det er tilladt ved lov, kan rapporter indsendes anonymt, og alle rapporter vil blive behandlet med den største fortrolighed. Det er forbudt for vores tredjeparts hotlineadministrator, NAVEX, at forfølge en anmelders identitet. For yderligere at sikre din anonymitet, når du indsender et problem, skal du undgå at inkludere alle detaljer, der kan afsløre din identitet.

Kan jeg indsende en rapport hjemmefra og stadig være anonym?

Uanset hvor og gennem hvilken enhed du rapporterer en bekymring, vil din identitet forblive beskyttet og skjult, hvis det er tilladt i henhold til lokal lovgivning. Identifikation af oplysninger, såsom IP-adresser, er udelukket fra rapporten for at bevare anonymitet og fortrolighed. NAVEX er kontraktmæssigt forpligtet til ikke at opspore en anmelders identitet.

Hjælper det, hvis jeg identificerer mig selv?

Det er normalt hurtigere og mere effektivt at undersøge en rapport, hvis de, der undersøger problemet, er i stand til at følge op direkte med den person, der anmelder sagen. Hvis du har identificeret dig selv, vil teamet gøre alt rimeligt for at respektere din fortrolighed. Din identitet vil ikke blive offentliggjort, medmindre det er nødvendigt for at foretage en egentlig undersøgelse, der kræves under retssager, eller som krævet af lokale love eller lokale virksomhedsmandater.

Vi vil ikke tolerere nogen form for repressalier for at rapportere et problem i god tro.

Hvordan kan jeg følge op på status for en indsendt rapport?

Når du er færdig med at rapportere dit problem, vil du blive forsynet med en rapportnøgle (et referencenummer) og bedt om at oprette en adgangskode. Du kan følge op på en rapport ved hjælp af din rapportnøgle og adgangskode via Standard Industries Ethics Hotline eller ved at ringe til telefonhotlinen.

Det kan være nødvendigt at vente et par dage efter indsendelsen, før du kan overvåge status og kontrollere, om du bliver bedt om yderligere oplysninger. Du kan kontrollere status for en rapport for at se, om den er åben eller er blevet løst, men der kan ikke gives oplysninger om undersøgelsen af hensyn til beskyttelse af de involverede parter.

Hvad gør jeg, hvis jeg mister min nøgle eller adgangskode?

For at opretholde det højeste niveau af fortrolighed, vil du blive bedt om at rapportere et nyt problem, hvis du mister enten din rapportnøgle eller din adgangskode. Du bør nævne, at din nye rapport vedrører en tidligere rapport.

Råd og bedste praksis

Jeg er bekendt med nogle personer, der handler uetisk, men det påvirker ikke mig. Skal jeg anmelde sagen?

Ja. Alle uetiske handlinger på ethvert niveau skader i sidste ende virksomheden og alle vores medarbejdere. Hvis du bliver gjort opmærksom på en hændelse med påståede forseelser eller en etisk overtrædelse, skal du betragte det som dit ansvar at anmelde problemet.

Jeg er ikke sikker på, om det jeg har observeret eller hørt, er en overtrædelse af vores adfærdskodeks, virksomhedspolitik, gældende lov eller indebærer uetisk adfærd, men det ser ikke rigtigt ud for mig. Hvad skal jeg gøre?

Indberet dit problem. Vi ser hellere, at du rapporterer en situation, der viser sig at være harmløs, frem for at en mulig uetisk eller ulovlig adfærd forbliver ubemærket, fordi du ikke var sikker.

Som nævnt i vores Rapporteringspolitik, er vi forpligtet til at opretholde et miljø, hvor enkeltpersoner uden frygt for repressalier kan indberette enhver adfærd, som de ved er eller mener at være i strid med virksomhedens retningslinjer eller politikker, eller lovgivningen i hvert land, hvor vores virksomheder laver forretninger.

Hvad hvis min leder eller en anden leder er involveret i en overtrædelse? Vil de se rapporten?

Standard Industries etiske hotline er designet således, at involverede parter ikke får oplysninger om eller adgang til rapporter, hvori de selv er nævnt, medmindre det kræves af lokale love.

Hvad hvis I har yderligere spørgsmål til mig i forbindelse med min rapport?

De ansvarlige for at undersøge dit problem kan sende spørgsmål til dig i onlineportalen, også selv om du rapporterer anonymt. Når du modtager din rapportnøgle, modtager du også en anslået behandlingstid for rapporten. Når den tid er gået, anbefaler vi stærkt, at du tjekker for at se, om der er blevet stillet spørgsmål i undersøgelsen.

Er disse opfølgninger på rapporten lige så sikre som den første rapport?

Alle korrespondancer bevares med samme strenge fortrolighed som den oprindelige rapport og vil fortsat være under anonymitetsparaplyen i den udstrækning, det tillades af lokale love og virksomhedspolitikker.

Kan jeg stadig indgive en rapport, hvis jeg ikke har adgang til internettet?

Hvis du ikke har adgang til, eller ikke føler dig tryg ved at bruge en computer, kan du ringe til den gratis hotline, som er tilgængelig døgnet rundt, 365 dage om året. Internationale opkaldsmuligheder er tilgængelige efter land på Standard Industries etiske hotline, når du klikker på "Anmeld et problem".