Preguntas frecuentes

Presentación de denuncias: aspectos generales

Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias

Categorías y subcategorías de problemas con descripciones

Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es un sistema de informes integral y confidencial creado y proporcionado a Nidec por NAVEX para ayudar a la gerencia y a los empleados a trabajar juntos para abordar el fraude, el abuso y otras malas conductas en el lugar de trabajo, todo mientras se cultiva un ambiente de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Nuestros empleados son importantes para nosotros. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar la productividad.
Muchas leyes exigen que todas las empresas proporcionen canales de denuncias, la mayoría con la capacidad de permanecer en el anonimato, para el fraude financiero y otros tipos de inquietudes de cumplimiento, legales y éticas.
Hemos elegido cumplir y superar estos requisitos utilizando EthicsPoint para nuestros empleados en las regiones de América y EMEA, así como en la región de Asia para las unidades de negocios MOEN y ACIM. Un sistema de presentación de informes eficaz aumentará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.

Presentación de denuncias: aspectos generales

¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, usted tiene la posibilidad de presentar un informe por teléfono o Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema EthicsPoint está diseñado para que los empleados y otras personas denuncien cualquier violación del Código de conducta de Nidec, el Manual de ética del empleado u otra inquietud grave que pueda tener, como una violación de la ley. Al final de estas preguntas frecuentes se encuentra disponible una lista de las categorías y subcategorías de problemas como referencia, incluidas las descripciones de cada una.

Si veo una infracción, ¿por qué no puedo solamente denunciarla a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?

Cuando observe algún comportamiento que crea que viola el Código de conducta de Nidec, el Manual de ética del empleado o la ley, esperamos que lo informe. Idealmente, debería comunicar cualquier inquietud a su gerente directo u otro miembro de nuestro equipo gerencial. Hablar con un líder o representante de recursos humanos en su ubicación es un excelente primer paso. Si ninguno de los dos está disponible o no se siente cómodo haciéndolo, puede utilizar el número de teléfono o el sitio web de EthicsPoint.

¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿En qué me beneficia?

Denunciar conductas o acciones inapropiadas conduce a un ambiente de trabajo más positivo. Trabajando juntos, podemos mantener un lugar de trabajo saludable, apropiado y productivo. La conducta indebida corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?

Sí, por supuesto que sí. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea la primera persona en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. Al presentar una denuncia, puede minimizar el posible impacto negativo en nuestra empresa y nuestra gente, y puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.

¿Adónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. EthicsPoint permite que estas denuncias estén disponibles solamente para personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.

¿Es este sistema simplemente un ejemplo de que alguien me vigila?

No, el sistema EthicsPoint permite a Nidec brindar a los empleados y otras personas un medio seguro, confidencial (y, cuando corresponda, anónimo) para informar asuntos preocupantes y buscar orientación sobre dilemas éticos. La comunicación eficaz es fundamental en el lugar de trabajo actual y esta es una excelente manera de mejorar esa comunicación. Hemos elegido cuidadosamente el mejor sistema de informes para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y al mismo tiempo mantener un entorno de informes simple.

Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias

Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa generará un registro del servidor que mostrará cada sitio web al que se conecte mi computadora personal. ¿Este registro revelará mi identidad como el creador de la denuncia?

Si no se siente cómodo al realizar una denuncia en su computadora de trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera de nuestro entorno de trabajo (como una ubicada en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Mucha gente elige esta opción, ya que los datos de NAVEX muestran que menos del 12% de los informes se generan durante el horario laboral. El sistema EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, por lo que no hay información disponible que vincule su PC con EthicsPoint. De hecho, NAVEX se compromete contractualmente a no investigar la identidad del informante.

¿Puedo presentar una denuncia anónima desde casa?

Una denuncia desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerá segura y anónima si usted ha elegido denunciar de forma anónima. Su nombre de usuario u otros identificadores personales no serán identificados por el sistema EthicsPoint y el sistema EthicsPoint no registra direcciones IP para mantener totalmente el anonimato. Además, NAVEX se compromete contractualmente a no investigar la identidad del reportero.

Elegí informar de forma anónima, pero me preocupa que la información que proporciono a EthicsPoint finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puedes asegurarme que eso no sucederá?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato si ha elegido informar de forma anónima. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, usted, como parte informante, debe asegurarse de que el cuerpo del informe no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años en la empresa…”.

¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?

Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en la página web de EthicsPoint. Durante su transferencia, a estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.

¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?

En la denuncia hay una sección para identificarse, si desea hacerlo.

Consejos y mejores prácticas

Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa desea fomentar el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes y verá los efectos desastrosos que un desliz ético, aparentemente inofensivo, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Por lo tanto, si usted tiene conocimiento de incidentes de conducta indebida o infracciones a la ética, considere que denunciarlos es su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros.

No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debería hacer?

Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva a dejar que un posible comportamiento poco ético no se verifique por no tener la certeza.

¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿Recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?

El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.

¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?

Cuando presenta un informe utilizando el sistema en línea de EthicsPoint o a través del Centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un nombre de usuario único y se le solicita que elija una contraseña. Solo usted conoce su número de acceso y contraseña y no es algo que el equipo de Cumplimiento pueda ver, restablecer o buscar en caso de que no los recuerde. Puede regresar al sistema EthicsPoint nuevamente ya sea por Internet o por teléfono y acceder al informe original para agregar más detalles o responder preguntas planteadas por un representante de la empresa y agregar más información que ayudará a resolver los problemas abiertos. Le sugerimos encarecidamente que regrese al sistema EthicsPoint en el tiempo especificado para responder las preguntas de la empresa. Usted y la empresa ahora han iniciado un “diálogo confidencial”, donde las situaciones no sólo se identifican, sino que también se pueden resolver, sin importar cuán complejas sean. Al realizar un seguimiento y proporcionar más información, nos permite revisar completamente su informe y ayudar a abordar la inquietud de manera adecuada. Ser un participante activo es importante para resolver su inquietud.

¿Los seguimientos de estas denuncias son tan seguros como la primera denuncia que se presentó?

Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso o si no se siente a gusto para utilizar una computadora, puede llamar sin costo a la línea directa de EthicsPoint, disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.

Categorías y subcategorías de problemas con descripciones

Categoría de problema	Subcategoría de problemas	Definición/Estándar
Información financiera y de otro tipo honesta y precisa	Contabilidad, Auditoría e Informes Financieros	Informes relacionados con contabilidad, informes financieros o auditoría. Los ejemplos incluyen el registro y análisis poco ético o inadecuado de las transacciones comerciales y financieras asociadas con prácticas contables generalmente aceptadas. Los ejemplos incluyen declaración errónea de ingresos, declaración errónea de gastos, declaración errónea de activos, aplicaciones incorrectas de los principios GAAP/NIIF y transacciones incorrectas.
Información financiera y de otro tipo honesta y precisa	Cumplimiento de SOD y DOA	Informes relacionados con reglas de Segregación de Funciones (SOD) y Delegación de Autoridad (DOA). Los ejemplos incluyen no obtener los niveles adecuados o múltiples niveles de aprobadores para transacciones u otros asuntos que requieren revisiones separadas o múltiples o ignorar los procesos establecidos para las aprobaciones RINGI y la división de proyectos para reducir los niveles de aprobación. También incluye la falta de identificación y notificación por parte de los empleados de Contabilidad y Finanzas a la empresa cuando esto se detecta.
Información financiera y de otro tipo honesta y precisa	Información confidencial y de propiedad exclusiva	Informes relacionados con información confidencial y propietaria o propiedad intelectual. La información confidencial es cualquier información no pública que no está destinada ni permitida compartirse más allá de aquellos con una necesidad comercial genuina de conocer la información. La información confidencial puede incluir información sobre personas o empresas e incluye específicamente planes de negocios, información de secretos comerciales, listas de clientes, estrategias de ventas y marketing, precios, planes de desarrollo de productos y cualquier nota o documentación de lo anterior. La propiedad intelectual se refiere a una creación original e intangible del intelecto humano que está legalmente protegida contra el uso no autorizado. La propiedad intelectual incluye patentes, marcas comerciales y obras de autoría protegidas por derechos de autor, como fotografías, música, obras literarias, diseño gráfico, código fuente y grabaciones de audio y audiovisuales.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Soborno y corrupción	Denuncias de casos públicos o privados de soborno. El soborno ocurre cuando una persona ofrece dinero u otra cosa de valor (a un funcionario o alguien en una posición de poder o influencia) con el fin de ganar influencia sobre ellos. La corrupción incluye comportamientos deshonestos o ilegales (especialmente de personas con autoridad) que usan su poder para hacer cosas deshonestas o ilegales a cambio de dinero o para obtener una ventaja sobre otra persona.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Conflictos de interés	Informes sobre un conflicto de intereses, ya sea un autoinforme o un informe que involucre el comportamiento de otros. Un conflicto de intereses puede surgir en cualquier situación en la que el interés personal o financiero de un empleado pueda potencialmente o realmente interferir, o incluso parecer interferir, con su criterio comercial o los intereses de la organización.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Competencia libre y justa	Informes que involucran actividades que socavan la competencia libre y justa en el mercado. Estas actividades frecuentemente implican cualquier acuerdo con un competidor para fijar precios o limitar de otro modo la competencia. Incluso la apariencia de tal acuerdo es problemática.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Derechos humanos	Informes relacionados con los derechos humanos que generalmente se refieren a los derechos y libertades básicos de las personas. Los ejemplos incluyen informes relacionados con la trata de personas o la esclavitud moderna que involucran el uso de la fuerza, fraude o coerción para obtener trabajo o sexo a cambio de dinero, drogas u otros bienes.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Uso de información privilegiada	Informa que una persona está comprando o vendiendo valores y/o acciones de cualquier empresa (del empleador o de cualquier otra empresa) basándose en información no pública, además de pasar (informar) esta información a otra persona que luego compra o vende acciones.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Mal uso o apropiación indebida de activos	Informa que los activos de la organización se están desperdiciando, utilizando de manera inapropiada, abusando o no están protegidos adecuadamente. Esta categoría puede incluir una amplia gama de activos como propiedades, herramientas, dinero, tarjetas de crédito, instalaciones, vehículos de la empresa, tiempo de los empleados e incluso abuso de los beneficios proporcionados por el empleador.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	Otra integridad empresarial	Informes relacionados con la integridad empresarial que no se pueden clasificar en otra parte. Los ejemplos incluyen políticas, regulaciones o leyes específicas de la industria.
Integridad empresarial y prácticas éticas.	DD de la cadena de suministro	Informes relacionados con la debida diligencia de la cadena de suministro que generalmente se refiere tanto a las responsabilidades y prácticas de la empresa al realizar la debida diligencia antes de contratar con terceros proveedores como a la responsabilidad de la empresa de monitorear a esos proveedores con referencia a principios regulatorios y otros principios globales de responsabilidad corporativa. Los ejemplos incluyen informes relacionados con la calificación y el seguimiento de terceros para prácticas éticas y de cumplimiento.
Seguridad y Medio Ambiente	Ambiental	Informes sobre impacto al medio ambiente. Esto podría incluir actos u omisiones intencionales, negligentes o accidentales que dañen el medio ambiente o violen políticas o requisitos reglamentarios o legales. También puede incluir actos u omisiones que de otro modo presentarían un riesgo para el clima. Los ejemplos pueden incluir derrames, aguas residuales o recursos mal administrados, liberación a la atmósfera de materiales o sustancias nocivas o eliminación inadecuada de desechos peligrosos.
Seguridad y Medio Ambiente	Salud y seguridad	Informes sobre seguridad laboral. Esto puede incluir la seguridad de los empleados y las instalaciones o equipos. Cada empleado es responsable de mantener un lugar de trabajo seguro y saludable para todos los empleados siguiendo las reglas y prácticas de seguridad y salud y reportando accidentes, lesiones y equipos, prácticas o condiciones inseguras. Informes sobre seguridad física en una instalación.
Seguridad y Medio Ambiente	Amenaza inminente a una persona, animales o propiedad	Informes de amenaza inminente o inmediata de daño a una persona o personas, animales o propiedad. Los informes pueden o no involucrar un arma y generalmente son el tipo de incidente en el que se llama a las autoridades (como la policía o los bomberos) para ayudar.
Seguridad y Medio Ambiente	Calidad y seguridad del producto	Informes sobre temas de calidad y seguridad relacionados con los productos. Los ejemplos incluyen acusaciones de que un producto no es seguro para el uso previsto, que pone a otros en riesgo de sufrir daños o que no cumple con los estándares de la industria.
Seguridad y Medio Ambiente	Abuso de sustancias y lugar de trabajo libre de drogas	Informes relacionados con deterioro resultante del uso de sustancias (como drogas o alcohol, ya sean legales o ilegales) que impactan el lugar de trabajo o violan una política. La actividad puede incluir conducta dentro o fuera de servicio y dentro o fuera de las instalaciones.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Compensación y beneficios	Informes relacionados con cuestiones de remuneraciones, salarios, seguros, licencias, beneficios de jubilación, licencias (paternidad, maternidad, otras médicas) y otros beneficios comunes a los empleados. Los ejemplos incluyen cheques de pago incorrectos o registros inexactos de vacaciones, tiempo libre y tiempo de enfermedad.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Discriminación	La discriminación incluye (1) informes relacionados con solicitudes de adaptación o (2) informes relacionados con una acción laboral negativa que afecta un término o condición de empleo, esa acción es tomada por el empleador (que puede incluir gerentes y otras personas que tienen control sobre los términos). o condiciones de trabajo, como líderes de equipo), y la acción se tomó debido a una característica protegida. También se pueden incluir discriminaciones de leyes o regulaciones específicas, incluidas las leyes asociadas con las brechas salariales de género y los derechos civiles. Una adaptación en el lugar de trabajo implica una solicitud para ajustar algo relacionado con el trabajo vinculado a una práctica o creencia religiosa o una discapacidad. Esto incluye acusaciones o informes relacionados con prácticas o creencias religiosas o que hablan de una modificación en el lugar de trabajo o una solicitud de licencia relacionada con una condición médica o discapacidad.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Acoso, Acoso Sexual	Informes de acoso que están vinculados a una característica protegida (como raza, género, sexo, religión, discapacidad, edad, etc.) e incluyen acusaciones de comportamiento no deseado que es ofensivo para una persona razonable y que está relacionado con, o realizado porque de una característica protegida.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Actividad política y trabajo	Informes de uso indebido de los recursos del empleador (tiempo, activos, marca, etc.) para actividades políticas (por parte de un individuo o una organización), como usar el tiempo de trabajo para actividades políticas, presionar a colegas para que den dinero o tiempo a un PAC u organización asociada. nombre con un candidato político, funcionario o grupo. También puede incluir el uso indebido de fondos de la empresa para actividades políticas, el uso de recursos de la empresa para crear o distribuir mensajes políticos y violaciones de las regulaciones y restricciones del lobby. También incluye otras actividades o asuntos laborales que son de naturaleza más política o se rigen por juntas, leyes o agencias similares de relaciones laborales, y preocupaciones de las redes sociales.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Represalias	Informes de represalias (incluidos reclamos de represalias o victimización) de cualquier tipo contra un empleado, incluidos reclamos de cualquier acción tomada para castigar o disuadir a un empleado de realizar un informe o participar en una investigación, ya sea interna o externamente. Las reclamaciones de represalias suelen implicar acusaciones contra un gerente, supervisor o alguna otra persona con control y poder sobre la persona que informa. Sin embargo, las represalias también pueden implicar la conducta de un compañero de trabajo.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Civilidad en el lugar de trabajo: comportamiento poco profesional	Informes relacionados con favoritismo, trato injusto, comportamiento inapropiado, comportamiento no profesional y comportamiento irrespetuoso relacionado con el trabajo que no constituyen acoso o discriminación y que tampoco alcanzan el nivel de abuso o intimidación.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Otra cuestión de recursos humanos	Informes que no se pueden clasificar en otra parte y que probablemente involucren a Recursos Humanos. Los ejemplos incluyen gestión del desempeño, disciplina, inmigración, relaciones laborales, quejas, eliminaciones de empleos, arrestos y condenas, y la venta o distribución de drogas.
Preocupaciones sobre el personal o el lugar de trabajo	Civilidad en el lugar de trabajo: acoso	Informes relacionados con conductas abusivas o de intimidación relacionadas con el trabajo que no constituyen acoso ni discriminación.
Otro cumplimiento de políticas y leyes	Privacidad y protección de datos	Informes relacionados con los derechos y responsabilidades relacionados con los datos que posee o procesa una organización. Estos datos pueden incluir información sobre empleados, clientes, consumidores u otros. Los ejemplos incluyen acusaciones de uso indebido de datos, pérdida o robo de datos, violaciones o intentos de violación, o solicitudes de un individuo relacionadas con sus propios datos (DSR).
Otro cumplimiento de políticas y leyes	Comercio global	Informes relacionados con la importación y exportación de bienes y servicios a nivel global. Puede incluir importaciones (traer bienes o servicios a un país) o exportaciones (enviar bienes o servicios, incluido software, de un país a otro). Esta categoría también incluye informes relacionados con sanciones, como sanciones comerciales, que hacen ilegal hacer negocios con personas o países sancionados.
Otro cumplimiento de políticas y leyes	Otro	Informes que no se ajustan a ninguna de las otras categorías enumeradas.
Consulta	Consulta - Otro	Otras preguntas o consultas enviadas a través del canal de línea directa, como "Hacer una pregunta"
Consulta	Divulgación - Regalo	Divulgación de obsequios y entretenimiento (recibidos o otorgados) para revisión y decisión.
Consulta	Divulgación - Conflicto de intereses	Divulgación de conflictos de intereses potenciales o reales para su revisión y decisión.
Consulta	Solicitudes de terceros	Solicitudes de terceros para completar cuestionarios, proporcionar documentación, adoptar o ejecutar el Código de conducta, etc., con el fin de garantizar la debida diligencia de los proveedores por su parte o por parte de nuestra empresa, así como solicitudes de cumplimiento relacionadas con la debida diligencia de la cadena de suministro o los derechos humanos. legislación.