Często zadawane pytania na temat: Infolinii Ethics Helpline FIS za pośrednictwem EthicsPoint
Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne
Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
Wskazówki i najlepsze praktyki
Często zadawane pytania na temat: Infolinii Ethics Helpline FIS za pośrednictwem EthicsPoint
Etyczne praktyki biznesowe i postępowanie są najwyższym priorytetem w FIS, co znajduje odzwierciedlenie w naszym Kodeksie postępowania i etyki w biznesie („Kodeks”) . Etyczne zachowanie i wartości firmy mają wpływ na całą naszą działalność, w tym na naszą reputację wśród klientów i akcjonariuszy, nasze relacje z dostawcami, naszą komunikację z organami regulacyjnymi i nasze interakcje z kolegami w miejscu pracy. Nasze wartości to sposób, w jaki współpracujemy, aby każdego dnia realizować nasz cel, jakim jest uczciwe zarządzanie firmą, wdrażanie zmian i sukces odnoszony przez cały zespół .
W FIS skupiamy się na uczciwości i zabieramy głos, gdy mamy wątpliwości. FIS nie toleruje odwetu.
Czym jest infolinia Ethics Helpline FIS?
EthicsPoint to kompleksowe i poufne narzędzie do raportowania stworzone przez naszego zewnętrznego dostawcę, NAVEX, aby pomóc każdemu, kto współpracuje z FIS, zabrać głos i zgłosić niewłaściwe postępowanie. Za pośrednictwem EthicsPoint możesz złożyć poufne zgłoszenie i zachować anonimowość.
Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?
Tworząc otwarte kanały komunikacji, takie jak infolinia Ethics Helpline FIS i nasze FIS Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ) promujemy pozytywne środowisko pracy, aby wdrażać zmiany i maksymalizować produktywność w celu odniesienia sukcesu przez cały zespół. Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości wspiera nasze wysiłki na rzecz promowania kultury uczciwości i etycznego podejmowania decyzji. Pozwala również firmie dowiedzieć się o obawach lub podejrzeniach dotyczących nieetycznego postępowania i podjąć działania mające na celu zaradzenie tym zachowaniom.
Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne
Kto może dokonać zgłoszenia?
Każdy, kto współpracuje z FIS jako pracownik, wykonawca, klient, dostawca lub inna osoba trzecia, może zgłaszać wątpliwości lub podejrzenia dotyczące niewłaściwego postępowania w odniesieniu do FIS lub jej pracowników za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline FIS lub bezpośrednio do naszego Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Czy mogę dokonać zgłoszenia za pomocą Internetu lub telefonu?
Tak, dostępne są zarówno telefoniczne, jak i internetowe kanały zgłaszania. Użytkownik może również poprosić o osobiste spotkanie za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline FIS.
Jakiego rodzaju sytuacje należy zgłaszać?
Przykładowe sprawy, które należy zgłaszać na infolinię Ethics Helpline FIS:
- Naruszenie Kodeksu lub jakiejkolwiek polityki lub standardu FIS.
- Naruszenie jakichkolwiek przepisów prawa, regulacji lub zasad, w tym kradzież, defraudacja lub inne postępowanie przestępcze.
- Konflikty interesów, wykorzystywanie informacji poufnych lub nieuczciwe transakcje.
- Fałszowanie raportów czasowych lub dokumentacji firmy, oszustwa, wykroczenia finansowe lub księgowe lub wątpliwe praktyki audytorskie.
- Łapówkarstwo i/lub korupcja, w tym między innymi naruszenia ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA) i brytyjskiej ustawy o łapówkarstwie.
- Zachowanie odwetowe.
- Wszelkie inne poważne wykroczenia ze strony kierowników, współpracowników, wykonawców, dostawców lub sprzedawców.
Jeśli widzę naruszenie, czy nie powinienem po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub The People Office i pozwolić im się tym zająć?
W przypadku zaobserwowania nieetycznego zachowania zachęcamy do zabrania głosu i zgłoszenia go.
Wątpliwości można zgłaszać bezpośrednio swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub innemu członkowi zespołu zarządzającego FIS, The People Office lub FIS Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Zdajemy sobie jednak sprawę, że mogą zaistnieć okoliczności, w których wygodniej będzie zgłosić swoje wątpliwości za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline FIS.
Dlaczego należy informować o tym, co wiem? Co ja z tego będę mieć?
Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Dzięki wspólnej pracy możemy utrzymać etyczne, produktywne i zgodne z przepisami środowisko pracy. Wykroczenia korporacyjne mogą zagrozić istnieniu całej firmy.
Czy kierownictwo naprawdę chce, aby pracownicy zgłaszali nieprawidłowości?
Oczywiście, że tak. Zgłaszanie takich spraw ma dla nas kluczowe znaczenie. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie – zarówno dobrego, jak i złego. Możesz mieć wiedzę na temat początkowych etapów działań, które mogą być powodem do niepokoju. Zgłaszanie nieprawidłowości może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i współpracowników. Ponadto zapewnienie pozytywnego wkładu może pomóc zidentyfikować kwestie, które mogą wzmocnić naszą kulturę korporacyjną i wydajność.
Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto może mieć do nich dostęp?
Zgłoszenia przesyłane do infolinii Ethics Hepline FIS są wprowadzane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint zlokalizowanym w Stanach Zjednoczonych.
Nasza infolinia Ethics Helpline i strona internetowa są obsługiwane przez niezależną organizację zewnętrzną, NAVEX ( www.navex.com ).
Po zgłoszeniu sprawy na naszą infolinię Ethics Helpline jest ona kierowana do dyrektora ds. etyki i jednego z członków zespołu ds. etyki w celu rozpatrzenia. Kopię zgłoszenia otrzymuje również dyrektor ds. audytu. Sprawa jest następnie przydzielana głównemu śledczemu. Dochodzenia są prowadzone w sposób poufny; informacje o dochodzeniu będą udostępniane lub przekazywane przez prowadzącego dochodzenie wyłącznie osobom, które mają uzasadnioną potrzebę wiedzy o dochodzeniu.
Czy ten system nie wskazuje na to, że ktoś mnie monitoruje?
Nie. EthicsPoint to pozytywny aspekt naszej kultury korporacyjnej, który pozwala nam zapewnić bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do poszukiwania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania obaw. Skuteczna komunikacja jest kluczowa we współczesnym miejscu pracy, a to jest świetne narzędzie do jej usprawnienia. Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie zgłaszania nieprawidłowości, aby wypełnić nasze obowiązki w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnego środowiska zgłaszania nieprawidłowości.
Czy mogę dokonać zgłoszenia w innym języku?
Tak, większość języków jest obsługiwana na stronie internetowej. Wszystkie połączenia są odbierane w języku angielskim. Użytkownik może jednak kontynuować rozmowę w innym języku.
Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje na serwerze log wszystkich stron internetowych, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten log nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?
NAVEX nie generuje ani nie przechowuje żadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresami IP, więc żadne informacje łączące komputer użytkownika z EthicsPoint nie są dostępne. Jeśli użytkownik czuje się niekomfortowo, sporządzając raport na komputerze służbowym, ma możliwość skorzystania z komputera poza środowiskiem pracy (np. w kafejce internetowej, u znajomego, itd.) za pośrednictwem bezpiecznej witryny EthicsPoint. Wiele osób korzysta z tej możliwości, a dane NAVEX wykazują, że zgłoszeń dokonywanych w godzinach pracy jest nie więcej niż 12%.
Czy mogę przesłać zgłoszenie z domu i nadal zachować anonimowość?
Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie ustala tożsamości użytkownika za pomocą nazwy użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, co gwarantuje zachowanie anonimowości.
Obawiam się, że informacje, które udostępniam EthicsPoint, mogą ostatecznie ujawnić moją tożsamość. Jak możecie zagwarantować, że tak się nie stanie?
System EthicsPoint został zaprojektowany w celu ochrony tożsamości użytkownika, który zdecyduje się dokonać anonimowego zgłoszenia. Jeśli jednak użytkownik chce zachować anonimowość, jako strona zgłaszająca musi również zadbać o to, aby treść zgłoszenia przypadkowo nie ujawniła jego tożsamości. Na przykład: „Z mojego biurka obok Jana Nowaka...” lub „W ciągu moich 33 lat pracy...”.
Czy bezpłatna infolinia Ethics Helpline jest poufna i anonimowa?
Tak. W przypadku zgłoszenia telefonicznego użytkownik zostanie poproszony o podanie tych samych informacji, które podałby w zgłoszeniu internetowym. Niezależnie od sposobu dokonania zgłoszenia jest ono bezpieczne i poufne.
Czy moja rozmowa będzie nagrywana?
Nie, ale zostanie sporządzona notatka w celu utworzenia zgłoszenia.
Co zrobić, jeśli chcę ujawnić moją tożsamość w składanym zgłoszeniu?
W zgłoszeniu znajduje się sekcja umożliwiająca identyfikację, jeśli użytkownik zdecyduje się to zrobić.
Wskazówki i najlepsze praktyki
Wiem, że pewne osoby postępują nieetycznie, ale nie ma to na mnie wpływu. Dlaczego mam w ogóle coś zgłaszać?
Nasza firma promuje etyczne zachowania. Wszelkie nieetyczne postępowanie, na każdym poziomie, w ostatecznym rozrachunku szkodzi firmie i wszystkim pracownikom, łącznie z Tobą. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o tym, że ktoś postępuje niewłaściwie albo narusza zasady etyczne, masz obowiązek to zgłosić.
Nie jestem pewien, czy to, co widziałem lub usłyszałem, jest naruszeniem polityki firmowej lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale w mojej ocenie było to nie w porządku. Co powinienem zrobić?
Zgłoś to. Wolimy, aby pracownicy zgłaszali sytuacje, które okażą się niegroźne, niż pozwolić na to, by rzeczywiste zagrożenia umknęły naszej uwadze, ponieważ pracownik nie był pewien zasadności zgłoszenia.
Co zrobić, jeśli mój szef lub inni menedżerowie są zamieszani w naruszenie przepisów? Czy nie dostaną zgłoszenia i nie zaczną tuszować sprawy?
System EthicsPoint i proces dystrybucji zgłoszeń zostały zaprojektowane w taki sposób, aby wskazane strony nie były powiadamiane ani nie otrzymywały dostępu do zgłoszeń.
A jeśli przypomnę sobie coś ważnego o zdarzeniu po dokonaniu zgłoszenia? A co jeśli firma ma do mnie dalsze pytania dotyczące mojego zgłoszenia?
Kiedy użytkownik składa zgłoszenie, otrzymuje unikalny, losowy numer zwany „kluczem zgłoszenia” i jest proszony o wybranie hasła. Dzięki nim można wrócić do systemu EthicsPoint — przez Internet lub przez telefon — i uzyskać dostęp do pierwotnego zgłoszenia oraz uzupełnić szczegóły lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy. Zdecydowanie zachęcamy do powrotu na stronę w wymaganym czasie, aby odpowiedzieć na pytania firmy. Wszelka komunikacja z firmą pozostanie anonimowa, chyba że użytkownik zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość.
Czy te kolejne zgłoszenia uzupełniające są tak samo bezpieczne jak pierwsze?
Cała korespondencja w ramach EthicsPoint jest utrzymywana w takiej samej ścisłej poufności jak początkowe zgłoszenie, łącznie z możliwością zachowania anonimowości.
Co mam zrobić, jeśli zgubię klucz zgłoszenia lub zapomnę hasło, które stworzyłem?
Aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność, w przypadku utraty klucza lub hasła zgłoszenia konieczne będzie złożenie nowego zgłoszenia. W nowym zgłoszeniu należy zaznaczyć, że dotyczy ono uprzednio złożonego zgłoszenia lub zadanego pytania.
Czy mogę złożyć zgłoszenie, mimo że nie mam dostępu do Internetu?
Zgłoszenie można złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Jeśli użytkownik nie chce składać zgłoszenia za pomocą komputera, może zadzwonić na bezpłatną infolinię Ethics Helpline, która jest dostępna 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.
Daj dobry przykład – rób to, co słuszne i zgłaszaj swoje obawy!
Chcemy poznać Twoją opinię. Pamiętaj, że nie można zająć się problemem, jeśli nie zwróci się na niego uwagi. Jeśli zauważysz lub podejrzewasz naruszenie naszego Kodeksu , zasad firmy lub prawa, obowiązkiem pracownika jest zabranie głosu i zgłoszenie tego faktu kierownictwu, TPO lub infolinii Ethics Helpline. Infolinia jest dostępna dla każdej osoby związanej stosunkiem pracy z firmą.
Ponadto ze swoimi wątpliwościami można zwrócić się do FIS Ethics Office pod adresem fisethicsoffice@fisglobal.com . FIS nie toleruje odwetu.