Infolinia Ethics Helpline FIS jest poufnym systemem zgłoszeń obsługiwanym w imieniu FIS przez NAVEX i jest udostępniana przez FIS, aby umożliwić współpracownikom i osobom spoza firmy zadawanie pytań lub zgłaszanie faktycznych lub podejrzewanych naruszeń zasad firmy, w tym Kodek u postępowania i etyki w biznesie FIS („Kodeks”) lub lokalnych przepisów i regulacji. Infolinia Ethics Helpline firmy FIS zapewnia możliwość anonimowego zgłoszenia, jeśli zezwala na to lokalne prawo.

W odniesieniu do danych przekazywanych za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline firmy FIS, Fidelity National Information Services, Inc. („FIS”) pełni rolę administratora danych. Adres FIS to 347 Riverside Avenue, Jacksonville, FL 32202, Stany Zjednoczone Ameryki.

Korzystanie z infolinii Ethics Helpline jest całkowicie dobrowolne, ponieważ można skorzystać z różnych innych kanałów w celu zgłoszenia swoich obaw (np. zgłaszając je swojemu bezpośredniemu przełożonemu, People Office lub do działu prawnego, zgodności z przepisami i spraw korporacyjnych, wysyłając wiadomość e-mail do Ethics Office FIS na adres fisethicsoffice@fisglobal.com).

W niektórych krajach FIS może przyjmować poprzez infolinię Ethics Helpline jedynie takie zgłoszenia, które dotyczą kwestii finansów, rachunkowości, kontroli lub łapówkarstwa. Jeśli zgłoszenie dotyczy sprawy, która zgodnie z lokalnym prawem nie może zostać zaakceptowana przez FIS za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline, należy skontaktować się z Ethics Office FIS pod adresem fisethicsoffice@fisglobal.com .

Należy pamiętać, że informacje dotyczące samej osoby zgłaszającej, jej współpracowników lub wszelkich aspektów związanych z działalnością FIS mogą wiązać się z decyzjami wpływającymi na inne osoby. Dlatego należy zawsze przekazywać wyłącznie informacje dokładne, prawdziwe i zgodne ze swoją najlepszą wiedzą.

FIS stosuje ścisłą politykę niepodejmowania działań odwetowych w odniesieniu do każdego zgłoszenia dokonanego w dobrej wierze, nawet jeśli później okaże się ono nieuzasadnione. Dokonując zgłoszenia w dobrej wierze lub uczestnicząc w dochodzeniu, współpracownicy nie powinni obawiać się zwolnienia lub jakichkolwiek działań odwetowych. Do celów zgłaszania faktycznych lub podejrzewanych naruszeń Kodeksu lub jakichkolwiek obowiązujących przepisów prawa, zasad lub regulacji, „dobrą wiarę” definiuje się jako posiadanie uzasadnionych podstaw w momencie dokonywania zgłoszenia, w oparciu o okoliczności i dostępne informacje, aby sądzić, że informacje zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe. Jednak świadome podanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji może skutkować konsekwencjami, w tym postępowaniem dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.

O ile użytkownik nie zdecyduje się zachować anonimowości, w przypadkach dozwolonych przez lokalne prawo, zostanie poproszony o podanie następujących informacji:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu

Ponadto FIS poprosi o podanie imienia i nazwiska oraz tytułu wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, a także opisu podejrzewanego naruszenia prawa lub zgodności z przepisami (w tym ewentualnych załączników na poparcie zgłoszenia).

FIS prosi również o informacje na temat lokalizacji użytkownika i miejsca, w którym miało miejsce zdarzenie, aby umożliwić zastosowanie wszelkich obowiązujących przepisów lokalnych w celu zebrania informacji i podjęcia dochodzenia. FIS prosi również o informacje na temat czasu wystąpienia incydentu i sposobu, w jaki osoba zgłaszająca dowiedziała się o incydencie. FIS może zbierać informacje od innych osób podczas każdego kolejnego dochodzenia.

Jeśli użytkownik poda informacje podczas czatu na żywo, treść czatu może zostać nagrana lub zapisana.

Przekazane przez użytkownika informacje będą traktowane jako poufne w zakresie dozwolonym przez prawo i w zakresie możliwym do przeprowadzenia dokładnego dochodzenia w sprawie jego obaw. Zachęcamy do ujawnienia swojej tożsamości w celu ułatwienia wszelkich niezbędnych działań następczych.

Po wypełnieniu zgłoszenia użytkownik otrzyma klucz zgłoszenia i zostanie poproszony o utworzenie hasła. Oba te elementy będą potrzebne, aby uzyskać dostęp do zgłoszonej sprawy.

O ile nie wskazano inaczej lub o ile nie jest to wymagane przez prawo, pytania i zgłoszenia składane za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline będą wykorzystywane i przeglądane wyłącznie przez osoby, które muszą uzyskać dostęp do tych informacji w celu wypełnienia swoich obowiązków zawodowych. Zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline FIS są przekazywane przez NAVEX do Ethics Office FIS w celu dalszej weryfikacji.

Ethics Office FIS oceni dostarczone informacje i przeprowadzi dochodzenie. . W niektórych przypadkach, jeśli wymaga tego charakter zarzutów, sprawa zostanie przekazana do The People Office w celu przeprowadzenia dochodzenia zgodnie ze standardowymi procedurami dochodzeniowymi.

Współpraca i pomoc użytkownika w dochodzeniu może być niezbędna do przeprowadzenia dokładnej analizy jego obaw. Jeśli dochodzenie wykaże, że doszło do naruszenia zasad naszej firmy (w tym Kodeksu) lub obowiązujących przepisów prawa lub regulacji, FIS podejmie takie działania, jakie uzna za stosowne w danych okolicznościach.

W zależności od charakteru sprawy Ethics Office FIS może przekazać pytanie lub zgłoszenie odpowiednim pracownikom FIS w celu udzielenia pomocy w dochodzeniu i rozwiązaniu zgłoszenia, takim jak pracownicy The People Office, działu zgodności z przepisami prawnymi i spraw korporacyjnych, audytu wewnętrznego, bezpieczeństwa informacji i/lub działu finansowego.

W zależności od charakteru sprawy, FIS może nie mieć możliwości udostępnienia użytkownikowi wyników dochodzenia.

Należy pamiętać, że w niektórych okolicznościach osoby wskazane przez użytkownika za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline mogą zostać poinformowane o fakcie dokonania zgłoszenia. W zakresie, w jakim jest to możliwe, FIS nie będzie ustalać tożsamości użytkownika; może być jednak konieczne ujawnienie tożsamości użytkownika w celu pełnego zbadania jego obaw. Wszystkie wskazane osoby będą miały prawo do odpowiedzi lub poprawienia zgłoszonych informacji.

FIS zabrania podejmowania działań odwetowych wobec każdej osoby, która dokona zgłoszenia za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline lub weźmie udział w powiązanym dochodzeniu. Działania odwetowe są poważnym naruszeniem zasad. Osoby angażujące się w działania odwetowe będą podlegać działaniom dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. Jeśli uważasz, że jesteś obiektem działań odwetowych, powinieneś niezwłocznie zgłosić to do The People Office lub Ethics Office na adres fisethicsoffice@fisglobal.com.

Prosimy o niepodawanie żadnych danych, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia, dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej lub dane finansowe (takie jak numery kont bankowych lub dane kart płatniczych), o sobie lub innej osobie, chyba że takie dane stanowią kluczowy element zgłoszenia.

FIS przetwarza dane osobowe użytkowników:

• w celu administrowania infolinią Ethics Helpline oraz na potrzeby oceny zgłoszeń przesyłanych do infolinii i podejmowania działań następczych w związku z nimi;
• w celu zbadania domniemanych naruszeń;
• w celu podjęcia wszelkich niezbędnych działań następczych po zakończeniu dochodzenia;
• w celu tworzenia anonimowych raportów dla zespołu wykonawczego FIS i Komisji Audytowej Rady Dyrektorów.

W kontekście obsługi infolinii Ethics Hotline FIS opiera się na następujących podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych:

• Zgoda użytkownika na przetwarzanie przesłanego przez niego zgłoszenia (dotyczy to danych osobowych identyfikujących użytkownika jako osoby zgłaszającej);
• Nasz uzasadniony interes polegający na zbadaniu zgłoszenia użytkownika i podjęciu działań następczych po zakończeniu takiego dochodzenia (dotyczy to danych osobowych identyfikujących osoby, których dotyczy zgłoszenie). Naszym uzasadnionym interesem jest upewnienie się, że FIS wie i reaguje na wszelkie podejrzenia naruszenia obowiązującego prawa/przepisów i naszego Kodeksu oraz ochrona naszej marki i reputacji.
• W niektórych przypadkach FIS przetwarza również dane osobowe w ramach infolinii Ethics Hotline w celu wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega FIS (na przykład przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach) i/lub ponieważ takie przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Dane osobowe są gromadzone do celów, o których mowa powyżej (lub do celów drugorzędnych, jeśli są one ściśle powiązane, na przykład takich jak przechowywanie) i będą udostępniane wyłącznie na zasadzie ścisłej potrzeby:

• Wyznaczeni pracownicy Ethics Office FIS odpowiedzialni za administrowanie i zarządzanie infolinią Ethics Hotline;
• Pracownicy FIS odpowiedzialni za badanie domniemanych wykroczeń zgłoszonych za pośrednictwem infolinii Ethics Hotline i/lub za podejmowanie wymaganych działań w następstwie dochodzenia, takich jak wszczęcie postępowania dyscyplinarnego lub postępowania sądowego (na przykład pracownicy The People Office lub działu prawnego, działu ds. zgodności z przepisami i spraw korporacyjnych);
• Organy publiczne, agencje rządowe, regulacyjne lub podatkowe, jeśli jest to konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego, któremu podlega odpowiedni podmiot FIS, zgodnie z obowiązującym prawem lokalnym;
• NAVEX, firma, która prowadzi Ethics Helpline w imieniu FIS;
• Biegli rewidenci, audytorzy kryminalistyczni i/lub zewnętrzni radcy prawni zaangażowani przez FIS.

Połączenia i zgłoszenia online na infolinię Ethics Helpline są odbierane w imieniu FIS przez NAVEX. NAVEX ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a serwery znajdują się w różnych krajach.

Prawa dostępu wyszczególnione powyżej wiążą się z przekazywaniem danych osobowych w różnych jurysdykcjach (w tym jurysdykcjach poza Unią Europejską), w których działa FIS. FIS będzie przetwarzać dane osobowe użytkownika zgodnie z prawem obowiązującym w jurysdykcji użytkownika. Podczas przekazywania danych osobowych użytkownika FIS zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, stosując co najmniej jedno z poniższych podejść:

• Wewnętrzne transfery danych osobowych z podmiotami stowarzyszonymi FIS są regulowane przez wewnątrzgrupową umowę o przetwarzaniu i przekazywaniu danych, która zawiera standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, brytyjskie zapisy International Transfer Addendum, a także klauzule wzorcowe wydane w innych krajach w celu usankcjonowania transferu danych;
• Przekazywanie danych osobowych zewnętrznemu dostawcy, który obsługuje infolinię Ethics Helpline (NAVEX), jest regulowane umową o przetwarzaniu danych, która zawiera standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz brytyjskie zapisy International Transfer Addendum w zakresie międzynarodowego transferu danych. NAVEX posiada także certyfikację zgodnie z ramami prywatności danych UE-USA.

W odniesieniu do przetwarzania pytań i zgłoszeń za pośrednictwem infolinii Ethics Helpline użytkownikowi przysługują następujące prawa do prywatności i ochrony danych:

• Użytkownik może zażądać dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawienia, aktualizacji lub usunięcia;
• Użytkownik może sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych osobowych, poprosić FIS o ograniczenie przetwarzania jego danych osobowych lub zażądać przeniesienia jego danych osobowych;
• Jeśli firma FIS gromadziła i przetwarzała dane osobowe użytkownika za jego zgodą, użytkownik może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, z zastrzeżeniem dozwolonych lub wymaganych wyjątków zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania danych przez FIS przed jej wycofaniem, ani na przetwarzanie danych osobowych użytkownika w oparciu o zgodne z prawem podstawy przetwarzania inne niż zgoda;
• Użytkownik ma prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych w związku z gromadzeniem i wykorzystywaniem jego danych osobowych przez FIS;
• W przypadku osób fizycznych w Chinach użytkownik ma prawo zażądać od FIS wyjaśnienia zasad określonych w niniejszej Informacji o polityce prywatności (prawo do wyjaśnienia zasad przetwarzania). Bliscy krewni osoby zmarłej mają prawo dostępu do danych osobowych osoby zmarłej, sporządzania ich kopii, poprawiania lub usunięcia, chyba że osoba zmarła przed śmiercią postanowiła inaczej.

Prawa użytkownika mogą być ograniczone, na przykład jeśli spełnienie żądania spowodowałoby ujawnienie danych osobowych innej osoby lub jeśli przetwarzanie jest wymagane przez prawo.

Aby skorzystać z któregokolwiek ze swoich praw do prywatności i ochrony danych określonych powyżej, kliknij tutaj, aby wypełnić Formularz Praw Podmiotu Danych FIS lub wyślij wiadomość e-mail do & Biura Ochrony Danych i Prywatności FIS: DataRights@fisglobal.com .

FIS nie toleruje żadnych działań odwetowych przeciwko komukolwiek, kto w dobrej wierze korzysta z któregokolwiek z tych praw.

FIS będzie przechowywać przekazane przez użytkownika informacje zgodnie z polityką zarządzania dokumentacją FIS i harmonogramem przechowywania dokumentacji.

Wszelkie informacje przesłane przez użytkownika, które nie są potrzebne do udzielenia odpowiedzi na pytanie lub do zbadania sprawy, mogą zostać usunięte lub zarchiwizowane, zgodnie z lokalnym prawem. Ponadto, gdy FIS odpowie na pytanie użytkownika lub zakończy dochodzenie, wszystkie przesłane przez niego informacje zostaną usunięte lub zarchiwizowane zgodnie z wymogami lokalnego prawa. FIS może zachować zanonimizowane zapytania i zgłoszenia do celów statystycznych.

FIS stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych. FIS wdraża odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu, tak aby dane osobowe użytkownika były dostępne wyłącznie na zasadzie ograniczonego dostępu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat środków bezpieczeństwa stosowanych przez NAVEX w ramach infolinii Ethics Helpline, należy zapoznać się z Informacją o ochronie prywatności NAVEX .

W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości, uwag lub skarg dotyczących sposobu przetwarzania danych osobowych przez FIS, prosimy o kontakt z Biurem Ochrony Danych i Prywatności FIS pod adresem privacyoffice@fisglobal.com . Użytkownik ma również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego właściwego dla jego kraju.

Z inspektorem ochrony danych i przedstawicielem FIS (Fidelity Information Services Operations GmbH) można skontaktować się pod adresem Data.Protection@fisglobal.com .