Pytania i odpowiedzi

Infolinia Standard Industries Ethics Hotline - najczęściej zadawane pytania

Co to jest Standard Industries Ethics Hotline?

Infolinia Ethics Hotline umożliwia każdemu w naszej oddziałach zgłaszanie obaw lub szukanie wskazówek dotyczących zasad określonych w naszym Kodeksie postępowania, naszej polityce korporacyjnej (w tym dotyczących domniemanych nadużyć, molestowania i innych niewłaściwych zachowań w miejscu pracy) oraz obowiązujących przepisach. Ze względu na globalny charakter naszej działalności infolinia jest dostępna w w różnych językach.

Infolinia Standard Industries Ethics Hotline jest obsługiwana przez niezależnego zewnętrznego dostawcę usług, NAVEX, oraz jego aplikację do prowadzenia danej sprawy, EthicsPoint.

Dlaczego mamy infolinię ds. etyki?

Uważamy, że działanie etycznie i uczciwie ma kluczowe znaczenie i chcemy zachęcać naszych pracowników do właściwego działania i dokonywania zgłoszeń, jeśli coś budzi ich obawy. Infolinia Standard Industries Ethics Hotline umożliwia pracownikom i pracownikom tymczasowym w naszych oddziałach zgłaszanie obaw lub zachowań sprzecznych z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania, politykach korporacyjnych i obowiązujących przepisach. Jeżeli zezwala na to prawo, zgłoszenia mogą być składane anonimowo, a wszystkie zgłoszenia będą traktowane z najwyższą poufnością.

Zgłaszanie — informacje ogólne

Jakie sytuacje należy zgłaszać?

Należy zgłaszać wszelkie działania lub zachowania, które są sprzeczne z zasadami określonymi w naszym Kodeksie postępowania, politykach korporacyjnych lub obowiązujących przepisach. Obejmuje to między innymi takie kwestie, jak:

Poszanowanie różnorodności, polityka równych szans oraz szacunek w miejscu pracy
Uczciwość finansowa i biznesowa
Ochrona środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa
Niewłaściwe wykorzystanie informacji prywatnych lub informacji należących do firmy
Bezpieczeństwo fizyczne i cybernetyczne
Potencjalne naruszenie prawa
Nie wiem/inne

Dlaczego ważne jest zgłaszanie problemów?

Naruszenie kodeksu postępowania, polityki korporacyjnej i/lub prawa może narazić naszych pracowników i działalność na niebezpieczeństwo. Każdy z nas ma obowiązek działać etycznie i zgłaszać wszelkie uwagi lub obawy, które mamy na temat nieetycznych lub niewłaściwych zachowań w miejscu pracy. W pełni badamy wszystkie wątpliwości, aby zapewnić, że sprawy są właściwie rozwiązywane, i zminimalizować ryzyko wszelkich negatywnych skutków dla firmy.

Jak należy zgłaszać wątpliwości?

Dla pracowników, którzy problem, zgłoś to tak szybko, jak to możliwe. Wątpliwości można zgłaszać bezpośrednio do przełożonego, działu zasobów ludzkich, działów ds. audytu wewnętrznego, bezpieczeństwa i/lub działu prawnego. Należy pamiętać, że obawy związane z wykorzystywaniem informacji poufnych lub istotnymi informacjami niepublicznymi powinny być kierowane wyłącznie do głównego radcy prawnego Twojej firmy. Aby uzyskać pełną listę dostępnych zasobów wewnętrznych, zapoznaj się z naszymi Zasadami zgłaszania problemów.

Obawy można również zgłaszać przy pomocy komputera lub urządzenia przenośnego za pośrednictwem infolinii Standard Industries Ethics Hotline lub telefonicznie, dzwoniąc pod numer telefonu lokalnej infolinii, dostępny pod adresem standardindustries.ethicspoint.com. Jeśli zdecydujesz się zgłosić swoje obawy telefonicznie, przedstawiciele infolinii umieszczą Twoje odpowiedzi bezpośrednio w bezpiecznym środowisku infolinii.

Jeśli nie czujesz się komfortowo zgłaszając problem za pośrednictwem infolinii Standard Industries Ethics Hotline dostępnej na komputerze służbowym lub urządzeniu mobilnym, możesz użyć urządzenia poza środowiskiem pracy, aby uzyskać dostęp do infolinii.

Wszystkie zgłoszenia są traktowane z zachowaniem takich samych zasad bezpieczeństwa i poufności niezależnie od tego, czy zostały przesłane przez internet czy telefonicznie.

Co zrobić, jeśli po zgłoszeniu incydentu przypomni mi się coś ważnego związanego ze zdarzeniem?

Kiedy zgłosisz problem za pośrednictwem infolinii Standard Industries Ethics Hotline, zarówno internetowo, jak i telefonicznie, otrzymasz unikatowy klucz zgłoszenia i zostaniesz poproszony(-a) o ustalenie hasła. Dzięki temu kluczowi i hasłu możesz wrócić do systemu przez Internet lub telefonicznie, aby uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia lub przekazać dalsze, szczegółowe informacje.

Dokąd kierowane jest moje zgłoszenie?

Po zgłoszeniu problemu online lub telefonicznie, zgłoszenie jest przekazywane bezpośrednio na bezpieczny serwer naszego administratora zewnętrznego, NAVEX. Zgłoszenie jest następnie weryfikowane przez wyznaczonych przedstawicieli na odpowiednich stanowiskach z obszaru danej działalności.

Kto może uzyskać dostęp do zgłoszonych problemów?

Jedynie wyznaczeni przedstawiciele na odpowiednich stanowiskach z danego obszaru działalności mogą mieć dostęp do zgłoszonego problemu. Zgłoszenie jest udostępniane tylko w zakresie niezbędnym do zbadania i, w razie potrzeby, rozwiązania zgłoszonego problemu. Jeżeli zezwala na to prawo, zgłoszenia mogą być składane anonimowo, a wszystkie zgłoszenia będą traktowane z najwyższą poufnością.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

W jaki sposób moja prywatność jest chroniona przez infolinię Standard Industries Ethics Hotline?

Jeżeli zezwala na to prawo, zgłoszenia mogą być składane anonimowo, a wszystkie zgłoszenia będą traktowane z najwyższą poufnością. Nasz zewnętrzny administrator infolinii, firma NAVEX, nie może sprawdzać tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia. Aby jeszcze lepiej chronić anonimowość, przy zgłaszaniu obaw należy unikać podawania wszelkich szczegółów, które mogłyby ujawnić tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia.

Czy mogę zgłosić problem z domu i jednocześnie zachować anonimowość?

Bez względu na to, gdzie jesteś i za pośrednictwem jakiego urządzenia zgłaszasz problem, Twoja tożsamość pozostanie chroniona i niejawna wszędzie tam, gdzie jest to dozwolone przez lokalne prawo. Informacje identyfikujące, takie jak adresy IP, są wyłączone ze zgłoszenia w celu zachowania anonimowości i poufności. Firma NAVEX jest zobowiązana umową, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.

Czy podanie tożsamości może pomóc?

Postępowanie wyjaśniające w sprawie zgłoszenia jest zazwyczaj szybsze i skuteczniejsze, jeśli osoby, które je przeprowadzają, mogą współpracować bezpośrednio z osobą zgłaszającą. Jeśli osoba zgłaszająca podaje swoją tożsamość, zespół podejmie wszelkie kroki w celu zapewnienia jej poufności. Tożsamość osoby zgłaszającej nie zostanie ujawniona, o ile nie będzie to konieczne do przeprowadzenia właściwego dochodzenia, jeśli nie jest to wymagane w ramach postępowania sądowego ani wymagane przez lokalne przepisy firmy.

Nie będziemy tolerować żadnych form odwetu za dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze.

Jak mogę śledzić status złożonego zgłoszenia?

Po zgłoszeniu problemu dostaniesz klucz zgłoszenia (numer referencyjny) i zostaniesz poproszony(-a) o ustalenie hasła. Możesz uzyskać dalsze informacje o zgłoszeniu, korzystając z klucza zgłoszenia i hasła oraz infolinii Standard Industries Ethics Hotline, lub dzwoniąc na infolinię telefoniczną.

Należy odczekać kilka dni po dokonaniu zgłoszenia i dopiero wtedy sprawdzić status zgłoszenia oraz sprawdzić, czy konieczne jest przekazanie dodatkowych informacji. Możesz sprawdzić status zgłoszenia i dowiedzieć się, czy jest nadal otwarte czy zamknięte, ale nie uzyskasz szczegółowych informacji związanych z postępowaniem wyjaśniającym ze względu na ochronę wszystkich zaangażowanych stron.

Co robić, jeśli zgubię mój klucz zgłoszenia lub hasło?

Aby zachować najwyższy poziom poufności, osoba zgłaszająca, która zgubi klucz zgłoszenia lub hasło, musi dokonać ponownego zgłoszenia. Należy wtedy poinformować, że nowe zgłoszenie powiela zgłoszenie wcześniej złożone.

Wskazówki i dobre praktyki

Wiem o nieetycznych zachowaniach pewnych osób, jednak nie dotyczą one mnie w żaden sposób. Czy mam zgłosić tę sprawę?

Tak. Każde nieetyczne postępowanie, na każdym szczeblu, może w ostatecznym rozrachunku zaszkodzić firmie i naszym pracownikom. Jeśli wiesz o przypadkach domniemanego niewłaściwego postępowania lub naruszeń etyki, masz obowiązek to zgłosić.

Nie wiem na pewno, czy to, co udało mi się zauważyć, jest naruszeniem Kodeksu postępowania, polityki firmy, obowiązującego prawa ani czy wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale wydaje mi się niewłaściwe. Co należy zrobić?

Zgłoś problem Lepiej, aby pracownicy zgłaszali sytuacje, które okazują się niegroźne, niż pozwolić na to, by nieetyczne czy niezgodne z prawem zachowania umknęły naszej uwadze, ponieważ pracownik nie był pewien zasadności zgłoszenia.

Jak zauważono w naszychZasadach zgłaszania problemów,zobowiązujemy się do utrzymania środowiska pracy, w którym pracownicy mogą bezpiecznie, nie bojąc się działań odwetowych, zgłosić wszelkie zachowanie, które stanowi lub może stanowić naruszenie wytycznych, zasad obowiązujących w firmie lub przepisów w każdym z państw, w których prowadzimy działalność.

Co dzieje się, gdy w sprawę naruszenia zasad zamieszany jest mój przełożony lub inne osoby z kierownictwa? Czy oni dostaną moje zgłoszenie?

Infolinia Standard Industries Ethics Hotline jest zaprojektowana w taki sposób, aby żadna osoba wymieniona w zgłoszeniu nie została o tym poinformowana ani nie uzyskała dostępu do zgłoszeń – chyba że wymaga tego lokalne prawo.

Co zrobić w sytuacji, gdy pojawią się pytania do mojego zgłoszenia?

Osoby odpowiedzialne za zbadanie Twojego problemu mogą zadawać Ci pytania w portalu internetowym, nawet jeśli dokonasz zgłoszenia anonimowo. Po otrzymaniu klucza zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o szacowanym czasie potrzebnym na analizę zgłoszenia. Po upływie tego czasu osoba zgłaszająca powinna sprawdzić, czy nie pojawiły się do niej jakieś pytania mające ułatwić postępowanie wyjaśniające.

Czy późniejsze śledzenie zgłoszenia jest równie bezpieczne jak złożenie go?

Cała korespondencja jest traktowana równie poufnie jak pierwotne zgłoszenie oraz pozostaje anonimowa w zakresie, na jaki pozwalają na to lokalne przepisy prawa i zasady firmy.

Czy mogę złożyć zgłoszenie, mimo że nie mam dostępu do Internetu?

Jeśli nie masz dostępu do Internetu lub nie czujesz się pewnie, korzystając z komputera lub urządzeń przenośnych, możesz zadzwonić na infolinię telefoniczną, która jest czynna przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku. Opcje wybierania numerów międzynarodowych są dostępne dla poszczególnych krajów na infolinii Standard Industries Ethics Hotline po kliknięciu "Zgłoś problem".