Frågor och svar

Standard Industries etikjour – Vanliga frågor

Vad är Standard Industries etikjour?

Standard Industries etikjour gör det möjligt för alla i våra inom hela vår verksamhet att rapportera ärenden eller söka vägledning om de principer som beskrivs i vår uppförandekod, våra företagspolicyer (inklusive påstådda bedrägerier, missbruk och andra överträdelser på arbetsplatsen) och tillämpliga lagar. Med tanke på våra verksamheters globala karaktär, finns jouren tillgänglig på ett flertal olika språk.

Standard Industries etikjour stöds av den oberoende tredjepartsleverantören NAVEX och dess ärendehanteringsprogram EthicsPoint.

Varför har vi en etikjour?

Vi anser att etiskt och hederligt uppförande är viktigt, och vi vill ge våra anställda möjligheten att göra det rätta och säga ifrån om och när de misstänker överträdelser. Standard Industries etikjour gör det möjligt för alla i våra genom hela vår verksamhet att rapportera problem eller beteende som strider mot de principer som beskrivs i vår uppförandekod, företagspolicyer och tillämpliga lagar. Rapporter kan lämnas anonymt om detta är tillåtet enligt lag, och alla rapporter kommer att behandlas med största sekretess.

Rapportering – Allmänt

Vilka typer av situationer bör jag rapportera?

Du bör rapportera alla aktiviteter eller beteenden som strider mot de principer som beskrivs i vår uppförandekod, företagspolicyer eller tillämpliga lagar. Detta innefattar men är inte begränsat till:

Mångfald, lika möjligheter och respekt på arbetsplatsen
Finansiell och affärsintegritet
Hälso- och miljösäkerhet
Missbruk av personlig eller företagsinformation
Fysisk och cybersäkerhet
Potentiellt lagbrott
Jag vet inte/Annat

Varför är det viktigt att rapportera ett problem?

Brott mot vår uppförandekod, företagspolicyer och/eller lagen kan utgöra risker för vår personal och vår verksamhet. Vi har alla ett ansvar att agera etiskt och rapportera alla iakttagelser eller misstankar om oetiskt eller olämpligt uppförande på arbetsplatsen. Vi utreder alla ärenden för att säkerställa att frågorna behandlas korrekt och för att minimera risken för eventuell negativ påverkan på företaget.

Hur rapporterar jag ett problem?

För medarbetare som misstänker en överträdelse, ska du rapportera det så snart som möjligt. Ärenden kan rapporteras direkt till din chef, personalavdelning, internrevisionsavdelning, säkerhets- och/eller juridiska avdelning. Ärenden som rör insiderhandel eller materiell, icke-offentlig information bör uteslutande rapporteras till ditt företags chefsjurist. Du hittar en fullständig lista över interna resurser som är tillgängliga för dig i vår rapporteringspolicy.

Problem kan även rapporteras via en stationär dator eller mobiltelefon via Standard Industries etikjour, eller per telefonnumret till den lokala hotline-linjen. Du hittar dessa på standardindustries.ethicspoint.com. Om du väljer att rapportera dina ärenden via telefon, kommer jourrepresentanterna att anteckna dina svar direkt i jourens säkra miljö.

Om du inte känner dig bekväm med att rapportera ett problem via Standard Industries etikjour på din arbetsdator eller mobila enhet, kan du använda en enhet utanför arbetsmiljön för att få tillgång jouren.

Rapporter behandlas med samma säkerhet och sekretess, oavsett om de lämnas via nätet eller per telefon.

Tänk om jag minns något viktigt om händelsen efter att jag lämnat rapporten?

När du rapporterar en händelse via Standard Industries etikjour genom onlineportalen eller telefonjouren, kommer du att få en unik rapportnyckel och ombes att skapa ett lösenord. Med hjälp av rapportnyckeln och ditt lösenord kan du återgå till systemet via internet eller telefon och öppna den ursprungliga rapporten eller lämna ytterligare uppgifter.

Vart tar mitt ärende vägen?

När du rapporterar ett problem online eller per telefon, läggs det direkt in i den säkra servern för vår tredjepartsadministratör, NAVEX. Rapporten granskas sedan av särskilda utsedda representanter från den relevanta verksamheten och funktionen.

Vem kan få tillgång till det rapporterade ärendet?

Det rapporterade ärendet kan endast tillträdas av särskilda utsedda representanter inom den relevanta verksamheten och funktionen. Ärendet delas endast i den utsträckning som krävs för att undersöka och vid behov åtgärda det rapporterade problemet. Rapporter kan lämnas anonymt om detta är tillåtet enligt lag, och alla rapporter kommer att behandlas med största sekretess.

Rapportera säkert och konfidentiellt

Hur skyddas min integritet via Standard Industries etikjour?

Rapporter kan lämnas anonymt om detta är tillåtet enligt lag, och alla rapporter kommer att behandlas med största sekretess. Vår utomstående jouradministratör, NAVEX, är förbjuden att identifiera en rapportör. För att ytterligare säkerställa din anonymitet ska du undvika att uppge information som kan avslöja din identitet.

Kan jag rapportera hemifrån och förbli anonym?

Oavsett var och vilken enhet du rapporterar ett problem från, kommer din identitet att förbli skyddad och dold där det tillåts enligt lokal lag. Identifierande information, såsom IP-adresser, utesluts från rapporten för att upprätthålla anonymitet och sekretess. NAVEX är via avtal bundna att inte försöka identifiera rapportörer.

Hjälper det om jag identifierar mig?

Det går oftast snabbare och är effektivare att utreda en rapport om de som utreder den kan följa upp ärendet direkt med rapportören. Om du uppger din identitet kommer teamet att vidta alla rimliga åtgärder för att respektera din sekretess. Din identitet kommer inte att avslöjas såvida det inte är nödvändigt för att genomföra en ordentlig undersökning, krävs för att vidta lagliga åtgärder eller krävs enligt lokal lagstiftning eller lokala företagsmandat.

Vi tolererar inte någon form av vedergällning mot personer som rapporterar ärenden i god tro.

Hur kan jag följa upp en inlämnad rapport?

När du är färdig med din rapport kommer du att få en rapportnyckel (ett referensnummer) och ombes att skapa ett lösenord. Du kan följa upp en rapport med hjälp av rapportnyckeln och lösenordet via Standard Industries etikjour eller genom att ringa telefonjouren.

Det kan ta några dagar efter att du lämnat rapporten innan du ser några framsteg eller kan kontrollera huruvida du behöver lämna ytterligare information. Du kan kontrollera en rapports status för att se om den är öppen eller har åtgärdats, men för att skydda alla berörda parter, kan uppgifter som rör utredningen inte tillhandahållas.

Vad händer om jag tappar bort rapportnyckeln eller lösenordet?

För att upprätthålla största möjliga sekretess kommer du att ombes att lämna en ny rapport om du tappar bort rapportnyckeln eller lösenordet. Du bör nämna att din nya rapport relaterar till en som du lämnade tidigare.

Tips och bästa praxis

Jag är medveten om några personer som beter sig oetiskt, men det påverkar inte mig. Ska jag rapportera det?

Ja. Allt oetiskt uppförande på alla nivåer skadar i slutändan företaget och våra anställda. Om du blir medveten om några påstådda överträdelser eller en etisk kränkning, är det ditt ansvar att rapportera problemet.

Jag är inte säker på om det jag har sett eller hört är ett brott mot uppförandekoden, företagspolicyerna, tillämpliga lagar eller om beteendet är oetiskt, men det verkar inte helt rätt enligt min mening. Vad ska jag göra?

Rapportera ärendet. Det är bättre att rapportera en situation som visar sig vara oförarglig, än att låta ett potentiellt oetiskt eller olagligt beteende fortgå för att du känner dig osäker.

Som vi nämner i vår rapporteringspolicy, är vi fast beslutna att upprätthålla en miljö där individer kan rapportera allt beteende som de vet eller tror strider mot företagets riktlinjer eller policyer, eller lagar i de länder där våra företag bedriver verksamhet, utan rädsla för repressalier.

Men tänk om min chef eller andra i ledningen är inblandade i en överträdelse? Kommer de att få rapporten?

Standard Industries etikjour är utformad så att involverade parter inte meddelas eller får tillgång till de rapporter där deras namn uppges, såvida det inte krävs enligt lokala lagar.

Vad händer om ni har frågor till mig gällande min rapport?

De som ansvarar för att utreda ditt ärende kan ställa frågor till dig inom onlineportalen, även om du rapporterar anonymt. När du får din rapportnyckel, får du även en beräknad bearbetningstid för rapporten. När den tiden har passerat föreslår vi att du kontrollerar om några frågor har skickats för att hjälpa utredningen.

Är uppföljningsrapporter lika säkra som den ursprungliga rapporten?

All korrespondens omfattas av samma stränga sekretess som den ursprungliga rapporten och du förblir anonym i den utsträckning som tillåts enligt lokala lagar och företagspolicyer.

Kan jag lämna en rapport även om jag saknar tillgång till internet?

Om du inte har tillgång till en dator, eller om du känner dig obekväm med att använda en dator eller mobil enhet, kan du ringa telefonjouren som är öppen dygnet runt, året om. Internationella samtalsalternativ finns tillgängliga för varje land via Standard Industries etikjour när du klickar på "Rapportera ett problem".